A diario dedicamos buena parte de nuestro tiempo a gestionar el correo electrónico
Seguro que tú también. ¿Sigues algún método? ¿Estableces unas pautas para enfrentarte a tus bandejas de correo electrónico?
Continúa leyendo, te voy a mostrar cómo puedes optimizar tu tiempo sin dejar de atender tus e-mails. Y aunque nos hemos fijado en cómo repercute esto a los profesionales del sector jurídico, son recomendaciones que todos podemos seguir.
Correo electrónico y estrés…
Atender el mail de manera lineal es un error muy habitual que a muchos juristas les hace perder horas a lo largo de la semana. Conozco muchos abogados que a diario siguen la misma rutina: abren el correo, ven «27» nuevos mails en la bandeja de entrada, comienzan a estresarse, los van abriendo, leyendo de uno en uno con prisas, y acto seguido los responden y/o atienden. Por supuesto, obvian esos correos que contienen tareas más densas (a pesar de que suelen ser las más importantes son las que menos apetece hacer) y los marcan como “no leído”. Esto supone demasiado tiempo perdido antes de comenzar una jornada en el despacho, ¿no crees?
En este mismo artículo voy a explicarte cómo ahorrar muchas horas a final de mes con una buena gestión del e-mail.
¡Vamos allá!
En primer lugar, es básico que diferenciemos entre procesar y atender el correo electrónico. Veamos las diferencias: procesar significa establecer prioridades entre los correos que recibo. Y por su parte, atender consiste en responderlo o realizar la tarea correspondiente que lleva implícita ese correo.
Ordenar con sentido práctico
Para ordenar correctamente los mails lo mejor es disponer dos tipos de carpetas: de almacenamiento y de procesamiento. En las de almacenamiento destinaremos los mails que ya están leídos y no necesitamos volver a leer. En las de procesamiento incluiremos los mails que deben ser atendidos.
Correo en carpetas
La rutina más eficaz consiste en abrir la bandeja de entrada por la mañana, echar un vistazo rápido a cada e-mail (no hay que leerlos enteros con detalle) y enviarlo a una de las carpetas de procesamiento que hemos creado previamente. Por lo menos debemos tener 3 carpetas que podemos clasificar de este modo, por ejemplo:
- URGENTE: esta carpeta recogerá las correos con tareas que “queman”, es decir, los que debemos realizar hoy mismo.
- TEMPLADO: en esta carpeta tendremos los que implican las tareas que hoy no queman, pero que sí lo harán en 24/48h.
- FRÍO: aquí incluiremos los correos que pase lo que pase no queman y por tanto, no necesitamos hacer las tareas que conllevan de forma inmediata.
Más carpetas
Además de estas carpetas, te sugiero crear otras para organizar: asuntos personales, finanzas/bancos, suscripciones… y que revisemos sólo una vez en semana. Por ejemplo, yo todos los mails de los bancos los reviso los viernes. La forma más eficaz de etiquetar estas carpetas es poniendo el nombre de la carpeta en mayúsculas y en minúsculas el día que la revisamos:
• BANCOS(viernes)
• REDES SOCIALES(miércoles)
• NEWSLETTER(lunes)
Una vez que hemos leído, respondido y/o realizado la gestión de un correo, si no vamos a eliminarlo, lo debemos enviar a su carpeta correspondiente de almacenaje.
Organización automática
Podemos crear reglas o filtros (en función del gestor de correo que utilicemos) para que la mayoría de los e-mails que nos lleguen entren directamente en su carpeta de procesamiento correspondiente. De este modo, ni siquiera los veremos en la bandeja de entrada.
En Nebrimática por ejemplo, nuestros técnicos suelen organizárselo así a los clientes del servicio de mantenimiento integral, y estos lo agradecen mucho, pues un jurista (que generalmente recibe muchísimos correos) con una bandeja de entrada “limpia” tiene una sensación indescriptible de control sobre sus tareas.
Jesús Trujillo (Director y asesor técnico)
El correo de un minuto
En esta forma que acabamos de ver de gestionar el correo hay una excepción: si al estar procesando, en el momento de echar el vistazo rápido al mail nos damos cuenta de que podemos responderlo/gestionarlo en menos de un minuto ¡lo haremos en ese mismo momento! Te recomiendo que no lo mandes a su carpeta de procesamiento correspondiente porque tardarías más. Aunque recuerda: ¡realizar esta tarea nunca debe sobrepasar el minuto o no te merecerá la pena!
Un último consejo: cuando escribas los correos hazlo pensando en que tal vez necesites recuperarlos dentro de un tiempo. Siempre que te comuniques con tus compañeros, clientes y socios hazlo pensando en que algún día quieras recuperar la información del e-mail. Si te pasas semanas alargando una cadena de correos cuyo asunto en todos ellos es “RE: xxxxxx” te llevará horas encontrar ese correo más adelante. Para evitar esto, utilizaremos palabras que nos ayuden a identificarlo en el asunto. De este modo, además de ahorrar tu tiempo, tus contactos también te lo agradecerán, pues les estás facilitado a ellos esa posible búsqueda.
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