Gestionar el tiempo pero ¿cómo? ¿qué hacer antes: lo urgente o lo importante?
En este breve artículo nos fijamos en un modelo que a todos nos puede ayudar. Te vamos a presentar la Matriz Eisenhower. Y es que muchas veces nos encontramos ante la incertidumbre de no saber cómo gestionar nuestro tiempo/ trabajo y «salir ilesos».
Identificar lo que es importante y lo que no, es algo que no siempre resulta sencillo. De hecho, continuamente nos surgen dudas del estilo: ¿Cómo se debe reaccionar ante lo urgente? ¿Qué hago primero, lo importante o lo urgente?
Eisenhower y el «tiempo»
El político y soldado Dwight David «Ike» Eisenhower diseñó la matriz Einsenhower para dar respuesta a la gestión de tiempo y trabajo.Este sistema surge debido a la necesidad que tenía Eisenhower de planificar sus tareas y preparar un plan de acción. Es un método basado en dos factores; la importancia, respecto a las consecuencias que tiene que ver contigo y la urgencia de las tareas, refiriéndose al tiempo.
Dependiendo de estos dos factores, el americano Eisenhower creó un sistema donde se califican las tareas dependiendo de su importancia y urgencia para así saber qué hacer con cada tipo de tarea en cualquier momento.
Planificar y diseñar un plan de acción
La matriz Eisenhower fue creada con el objetivo de planificar el trabajo y crear un plan de acciones en base a las tareas que tenemos.
La matriz Eisenhower
Existen 4 tipos de tareas y dependiendo de ante cual nos encontremos, tendremos que saber qué acción tomar ante cada una de ellas. A continuación puedes observar las 4 posibles soluciones que puedes implementar para mejorar tu productividad:
Interesante, ¿verdad? Pues veamos ahora qué tipo de tareas se deben priorizar, agendas, cuáles podemos delegar…
¿Cómo se aplica esta matriz en la práctica?
Tareas que se deben Priorizar
En el caso de que nuestra tarea sea importante y urgente, la acción que tendremos que llevar a cabo es agregarla a nuestra To-do list (Lista de tareas por hacer sí o sí). Esta será una próxima tarea que llevar a cabo, otorgándole total prioridad ante el resto de tareas que tenemos por delante.
Por ejemplo, en esta lista de prioridad deben estar:
- Proyectos de última hora
- Entregas de trabajos con fecha
- Gestiones importante con fecha límite de finalización próxima (deadlines importantes)
Tareas que agendar
Si nos encontramos ante una tarea importante pero no urgente, debemos programar y agendar. Esto significa planificar «el cuándo» debemos hacer esta tarea para que no se nos quede en el olvido, y así poder completarla a tiempo.
Por ejemplo, podemos agendar tareas relacionadas con:
- La organización administrativa
- La distribución de roles
- La creación de objetivos
Tareas que podemos delegar
Podemos delegar tareas que siendo urgentes, no sean importantes. Es decir, que la tarea precise ser realizada lo antes posible debido a su urgencia, pero no es tan importante como para que dediquemos nuestro tiempo y esfuerzo en ella. Por ello, la solución para completarla y poder centrarnos en las tareas que hemos priorizado es delegarla en otras personas que pueden ocuparse.
Como ejemplo, citamos tipos de tareas que podríamos delegar:
- Correos electrónicos
- Llamadas
- Ciertas reuniones
Tareas que debemos evitar
Aquí englobamos todas aquellas tareas que ni son importantes ni urgentes, por lo que se deberían eliminar de nuestra agenda y evitar hacerlas debido a su falta de importancia.
En este caso, es fácil adivinar que podemos evitar:
- Juegos
- Interacciones personales en redes sociales
- Y en general, distracciones de trabajo
¿Y ahora, qué?
Hay más que podemos hacer para gestionar mejor nuestro tiempo. Una vez que hemos sido capaces de identificar y clasificar las tareas en estos cuatro grandes grupos, es hora de establecer un plan de acción.
Tener la matriz de Eisenhower en mente nos ayudará a saber cómo organizar el trabajo mejor y ser más productivos, centrarnos en hacer lo que realmente es importante, aprender a delegar y evitar las distracciones.
Por propia experiencia y por implicación con nuestros clientes, gestionar el tiempo es un tema que nos interesa mucho. Así que seguiremos trabajando para aportar todo aquello que pueda servirnos a todos para mejorar nuestra calidad de vida. Si quieres trasladarnos alguna inquietud o plantearnos temas de interés que tratar en nuestra web, estaremos encantados de atender tu petición a través de nuestra sección de contacto.
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