Distintas cuentas de correo en un sólo gestor

Cómo gestionar más rápido tus cuentas de correo electrónico

A lo largo de muchos de nuestros artículos sobre asesoramiento tecnológico ha quedado demostrado que, sin duda, nuestro recurso más valioso es el tiempo. Podemos recuperar muchas cosas, pero el tiempo que perdemos, lo perdemos para siempre. Es por esto que, entendemos como parte de nuestro servicio, aportar soluciones y sugerencias relacionadas con el ahorro de tiempo; Al fin y al cabo, utilizar la tecnología para digitalizarnos tiene como una de sus finalidades agilizar tareas, ¿verdad? Y, ¡hay tanto que podemos hacer con ordenadores y dispositivos informáticos para trabajar más rápido…! Si a ti también te importa esta cuestión, estás de enhorabuena; continúa leyendo. 

Cuentas de correo bien organizadas

En esta publicación te vamos a contar cómo usar un único programa de gestión de correo electrónico. Y veremos cómo nos puede ayudar a tener nuestros e-mails mejor organizados y más accesibles, juntos, pero no revueltos. Con unos sencillos tips veremos la mejor manera de unir nuestras cuentas en un solo gestor.

El objetivo de acostumbrarnos a tener nuestras cuentas de correo electrónico en un solo programa es que ganemos eficiencia y logremos ahorrar tiempo en uno de los recursos que más utilizamos en nuestro día a día”. 

Joseba Iglesias (Director Comercial en Nebrimática)

Elegir tu gestor de correo

Antes de configurar, tendremos que escoger qué aplicación de correo queremos usar. El más utilizado tanto por particulares como por empresas es el clásico Microsoft Outlook, aunque si tenemos un dispositivo Apple, seguramente estaremos usando Mail. Una estupenda (y gratuita), elección puede ser Spark, que funciona tanto en distintos sistemas operativos como en IOS, Mac OS y Android (aunque hoy día pendiente para Windows). Si nuestro navegador preferido es Mozilla Firefox una gran alternativa puede ser Thunderbird. Éste, con su integración en el navegador y decenas de add-ons, nos permitirán configurar una buena selección de opciones. 

Por su parte, los gestores de correo TouchMail y MailBird son más restrictivos. Y es que únicamente funcionan bajo sistemas Windows, aunque si es tu caso, constituyen también una opción excelente.

Elegir también app de correos para tu dispositivo móvil

En cuanto al móvil y la tablet, por lo general, los usuarios se descargan por separado la app de cada proveedor de correo electrónico (Gmail, Yahoo, etc.). Aunque si lo que queremos es tener todo ordenado, seguiremos las mismas indicaciones que con nuestro ordenador de sobremesa o portátil, y usaremos una única app. Una buena recomendación sería por ejemplo Spark, con esta aplicación podemos unificar nuestros correos.

Cómo configurar nuestras cuentas de correo en un gestor

Para no eternizarnos con cada aplicación, daremos unas pautas generales aplicables a Microsoft Outlook. Esta es la herramienta más utilizada y el funcionamiento en el resto de los programas es bastante similar, por no decir idéntico. Y ahora, veamos cómo añadirle una cuenta de Gmail, ya que es el proveedor más utilizado. 

Antes de nada, tenemos que saber que algunos de los proveedores de e-mail, y Gmail es precisamente uno de ellos, necesitan tener activada la verificación en dos pasos antes de poder ser gestionados en un programa de correo. Para ello simplemente tenemos que acceder a la página de activación de Google (en el caso de Gmail, https://safety.google/intl/es/authentication/) y configurar la verificación. Una vez realizado este paso, mediante la opción Archivo y Agregar cuenta podremos añadir nuestra dirección de Gmail. 

A partir de aquí, Outlook intentará conectar con Gmail a través de la contraseña que le hayamos especificado. Si no consigue conectarse, puede que tengamos que habilitar el protocolo IMAP desde la cuenta de Gmail. Esto último es poco probable, ya que suele venir habilitado por defecto.

Para otros proveedores de correo el funcionamiento es similar. Dependiendo de la versión de Outlook, puede que tengamos que especificar algunos puertos de IMAP o SMTP, o puede que haya que habilitar el SSL (certificado de seguridad). Debes saber que cada proveedor utiliza diferentes puertos y direcciones, pero con una sencilla búsqueda en Google podremos conseguir estos datos.

Organización de cada cuenta

Una vez tengamos en Outlook, o en el gestor que hayamos escogido, las diferentes cuentas que necesitemos (la personal, la del trabajo, la del colegio de los niños…) veremos cómo cada una de ellas tiene su propio espacio con bandeja de entrada, enviados, spam, etc. Pero también podemos disponer de todos los mensajes en una única carpeta de entrada, manteniendo una accesibilidad plena.

¡Cuidado! Elige la cuenta antes de enviar

Una cuestión que debemos tener en cuenta a la hora de componer un nuevo mensaje es que tendremos que elegir desde qué cuenta queremos enviarlo. Recuerda que ahora tenemos varias cuentas y es probable que no nos interese que los destinatarios de cuestiones de trabajo, tengan nuestro correo particular o al contrario. El proceso es sencillo, al abrir la ventana para crear un nuevo correo, debemos seleccionar la cuenta en el campo «De» (o «Desde», dependiendo del programa) y esa será la que aparecerá como remitente.

¡Mucho cuidado con esto que acabamos de ver! 

• Si no elegimos antes de enviar, por defecto estará seleccionada siempre una de las cuentas (se puede modificar cuál en la opción «Herramientas», «Configuración de la cuenta»).
• Si estás respondiendo o reenviando un mensaje que has recibido previamente, nada de esto importará, ya que se enviará desde la cuenta en la que se recibió.

Una firma para cada cuenta

Si queremos mostrar una firma diferente en cada cuenta (opción muy recomendable, sobre todo para cuentas profesionales) podemos especificarlas fácilmente desde el menú «Herramientas», «Opciones», «Formato de correo», «Firmas». Además de crear las diferentes firmas podremos asignarlas por defecto a cada cuenta de correo que tengamos.

Aplicar reglas

Por último, una opción muy útil pero tremendamente infravalorada: la creación y uso de reglas. Especificando (desde «Herramientas», «Reglas y alertas») diferentes reglas a aplicar a los mensajes, podemos establecer una organización fantástica. Por ejemplo, agrupar todos los mensajes con un mismo remitente o asunto a una carpeta concreta.  Entre otras cuestiones, con las reglas podemos: 

• Mover todos los correos que provengan de un cliente VIP a una carpeta de «urgentes» para atenderlos antes. 
• Migrar mensajes que cumplan un periodo (por ejemplo, dos meses) para revisarlos o borrarlos definitivamente. 
• Recibir alertas en el móvil cuando nos escriban del departamento de ventas y así podamos reaccionar más rápido. 

Si quieres dar un paso más, te recomendamos este artículo sobre “Optimización en la gestión de correo electrónico”.

Ventajas de la sistematización

Como hemos visto, tener toda la gestión de nuestros correos electrónicos centralizada en una única aplicación nos permite además de ahorrar tiempo y una administración óptima de nuestros emails. En definitiva, esto se traduce en lograr la mejor eficiencia con una de las tareas a la que más tiempo dedicamos cada día. Aprovechemos todas las ventajas que tiene utilizar un solo gestor de correo y ¡dedícate más tiempo a ti!

¿Necesitas asesoramiento en otra cuestión tecnológica? Estamos a tu servicio.