Cómo aprender a delegar con soluciones tecnológicas
A menudo nos quejamos de lo poco que nos «cunde» el tiempo en el trabajo. Todas las horas del día nos parecen pocas ante la avalancha interminable de asuntos a tratar. Incluso a veces, el tener que echar horas extra se nos antoja imprescindible si queremos sacar trabajo adelante. Sin embargo, en pocas ocasiones nos paramos a pensar en la enorme cantidad de tiempo que perdemos cada día en tareas repetitivas, automatizables o que podemos delegar sin problema. ¿Delegar? Sí, hay quienes ni se lo plantean, ¿verdad?
La cuestión es que, con una correcta gestión de estas tareas intrascendentes, podemos ahorrar suficiente tiempo a lo largo del día como para sacar adelante aquellas que realmente importan. Y lo más importante, sin tener que dedicar un segundo de más y poder disfrutar de nuestro tiempo libre como más nos apetezca.
Tiempo de más en gestiones rutinarias
Por poner un ejemplo, según la consultora internacional McKinsey, únicamente en consultar y contestar al correo invertimos alrededor de un 28% de nuestra jornada laboral. Más de una cuarta parte de nuestro tiempo únicamente en gestionar nuestro correo. Por suerte, la gestión eficiente del correoasí como recomendaciones sobre las aplicaciones de correo, son temas recurrentes en Nebrimática, así que podemos darte muchas y buenas sugerencias. Con ellas, buscamos reducir en gran medida este goteo de horas incesante de tareas que denominamos “roba tiempo”. Aunque, por desgracia, las relacionadas con el correo no son las únicas que nos hacen perder mucho tiempo. Existen muchas otras tareas a las que no deberíamos prestarles apenas atención.
¿Qué podemos hacer?
El primer paso sería identificar y diferenciar las tareas foco y las tareas «roba tiempo».
Tareas de alto rendimiento
Para poder aprovechar el máximo de nuestro tiempo laboral deberíamos centrarnos en las llamadas «tareas foco» o «tareas de alto rendimiento». Si pertenecemos al departamento comercial de una empresa, nuestro foco, debería ser contactar con clientes y cerrar contratos y ventas. Es decir, esas son tareas a las que debemos dedicar el tiempo que realmente es importante para nuestro trabajo. Estas tareas no podemos delegarlas.
Ahora bien, si para contactar con un cliente perdemos 5 minutos en localizar sus datos tenemos un problema. Tanto si esta tardea depende de ti porque eres autónomo, o si trabajas en una empresa en la que esta labor administrativa le corresponde a otro, 5 minutos tirados a la basura que, repetidos decenas de veces al día, suponen horas y horas de improductividad.
Lo mismo puede ocurrir en un despacho de abogados, consultoría o agencia de noticias; si perdemos más tiempo buscando documentos que redactándolos, debemos plantearnos seriamente una solución. Ésta podría ser contar con un método de almacenamiento y clasificación de los mismos. Así, no malgastaríamos la mitad de nuestra jornada laboral.
“Las tareas de alto rendimiento son las que hacer crecer nuestro negocio, traen dinero a la empresa y en las que deberíamos centrarnos la mayor parte del tiempo”.
Jesús Trujillo (Director y asesor técnico en Nebrimática)
¿Por qué que los grandes ejecutivos invierten su dinero contratando más servicios rutinarios?
Existe un motivo y no es simplemente el hecho de que se lo puedan permitir. La clave está en recuperar ese tiempo multiplicado por diez, empleándolo además en tareas que rentan directamente. Por lo que contratar un mantenimiento, la limpieza o los servicios de un mensajero, es un dinero más que bien empleado. Y puede que no seamos grandes ejecutivos, y puede que pensemos que no nos podamos permitir ese gasto, pero hay que planteárselo como una opción. Seguramente, podemos obtener mucho más tiempo para aquellas tareas que realmente suman. Simplemente se trataría de delegar o realizar una mejor gestión de las tareas triviales o repetitivas que tantas horas nos consumen a lo largo de las semanas.
Optimizar el tiempo de las tareas delante del ordenador
Antes de nada, que quede claro: que una tarea sea repetitiva o liviana no significa que no sea importante. Puede que perdamos muchísimo tiempo redactando una y otra vez el mismo tipo de contrato, y eso no hace que sea una tarea secundaria. Simplemente, está poco optimizada. Teniendo contratos tipo en los que únicamente haya que modificar una serie de variables el tiempo dedicado a la tarea se puede reducir de manera notable. Nuestra tarea foco puede ser «alimentar» esas variables en, por ejemplo, una plantilla de Excel. Después, otra persona puede encargarse de mecanografiar las variables en el contrato tipo. Lo ideal es pedirle a tu informático que realice una macro para que dichos campos se alimenten de manera automática con un simple click del ratón. Si no cuentas con departamento técnico, puedes, contratarlo de forma externa.
Imagina, lo que antes nos podía llevar horas se reduce al rato que necesitamos para introducir los datos en el Excel. Después, ejecutar la macro, serían dos segundos.
¿Quieres conocer una solución aun mejor?
Disponer de un servicio de almacenamiento y gestión en la nube y despreocuparnos, entre otras cosas, de temas como la compartición de documentos y archivos. Además de dejar de ocupar espacio tanto físico como virtual en adjuntos de correo, el acceso y los niveles de seguridad se pueden definir previamente y tiene otras muchas ventajas, entre otras:
- Realizar búsquedas instantáneas tanto de documentos como de palabras clave en ellos.
- Disponer de duplicados o imprimir documentos con acceso inmediato desde cualquier dispositivo allá donde estemos.
- Destruir documentos con información confidencial (el borrado se puede realizar de manera definitiva y sin dejar rastros, o se puede configurar para dejar una copia durante un tiempo en caso de borrados por error).
Delegar en herramientas digitales
Las herramientas de gestión pueden aumentar nuestra eficiencia de manera exponencial. Por un lado, a la hora de trabajar nuestras tareas foco: gestionar proyectos o acciones propias de recursos humanos, por ejemplo. Y por otro, con nuestras tareas más triviales y repetitivas. Con estas podemos lograr que se conviertan en procesos automáticos a los que dedicar apenas unos minutos al día.
Con una nube a medida además, que incluya la gestión de las tareas propias de nuestra empresa. derribamos obstáculos. Nos referimos a las barreras psicológicas que conlleva, de forma natural, el hecho de delegar. Al no perder el control de las tareas y poder supervisar sin tener que preguntar a nadie, ganas confianza y seguridad.
Herramientas a medida
Si combinamos el uso de este tipo de herramientas con una compartición de nuestro horario, asignando, por ejemplo, franjas de tiempo delimitadas conseguiremos optimizar nuestro trabajo. Esto se traduce directamente en bienestar y en un enorme ahorro de tiempo y de esfuerzo.
Si has leído nuestro artículo sobre la Técnica del Pomodoro, trata precisamente de esto: establecer intervalos para tareas concretas como contestar correos o mantener reuniones. De este modo, evitamos posibles distracciones y perder el hilo de lo que estamos haciendo. ¿Cómo te sentaría aprovechar ese tiempo para pasar un rato con los amigos o con la familia?
Y, como siempre, recuerda que puedes contar con nosotros a la hora de realizar un asesoramiento focalizado en la problemática de tu negocio. De este modo, podrás descubrir qué tipo de recurso o solución tecnológica te puede hacer ahorrar tu valioso tiempo, y así centrarte en las tareas que no debes delegar.
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