Automatizar fácilmente con Microsoft Power Automate
Si todo el mundo quiere ganar tiempo, ¿por qué no se automatizan más tareas profesionales? Desde el punto de la tecnología, herramientas como Microsoft Power Automate pueden ayudar, y mucho, a las empresas y a los profesionales autónomos. Nos fijamos especialmente en estos últimos para preparar este artículo, ¿sabes por qué? Porque un gran porcentaje se ocupa de todo, suelen estar solos para realizar su trabajo y, además, ocuparse de las gestiones administrativas, logísticas, de comunicación, etc. Y estamos seguros de que herramientas como la que vamos a describir a continuación, les puede venir muy bien para agilizar tanta carga de trabajo. Aunque antes, veamos en qué consisten las automatizaciones digitales.
Sobre las automatizaciones
Tanto se habla de las aplicaciones de inteligencia artificial, que hay quienes buscan en ellas el colega en quien delegar buena parte de su trabajo, sin saber que desde hace años tiene a su alcance otros grandes aliados como son las herramientas de automatización. Y si se compagina de forma hábil el uso de estas con aplicaciones IA, los resultados en la optimización de esfuerzo-tiempo-dinero, pueden ser magníficos. Aunque a priori puedan parecerse e incluso confundirse, las herramientas de IA y las diseñadas para automatizar son dos tipos de utilidades muy diferentes.
Un objetivo clave para ingenieros informáticos y desarrolladores tecnológicos es habilitar herramientas a través decódigos de programación para facilitar el trabajo. Automatizar es llevar esto a la práctica para evitar realizar tareas repetitivas que nos ahorran esfuerzos y nos ayudan a gestionar de forma óptima el tiempo. Desde los clásicos scripts en consola de comandos hasta las macros del Excel, pasando por suites como Zendesk o Freshdesk para la atención de ticketsde clientes, son algunas de las primeras automatizaciones que se popularizaron con rapidez por su funcionalidad.
Power Automate
Aunque existen infinidad de herramientas diferentes, vamos a ver el poder de la automatización de una de las más potentes y versátiles que existe en el mercado actual: Microsoft Power Automate. Básicamente es una herramienta de flujo de trabajo desarrollada por Microsoft que permite a las organizaciones crear y automatizar procesos empresariales. A nuestro parecer, es tremendamente adaptable y tiene la garantía de provenir del gigante de la informática. Además, principalmente tiene una ventaja frente a otras aplicaciones: la posibilidad de poder «programar» las automatizaciones sin tener que escribir código. Esto es, mediante el uso de plantillas y «arrastrando» elementos que definen las tareas a realizar, se pueden crear automatizaciones muy elaboradas y complejas de una manera harto sencilla. No es necesario tener amplios conocimientos técnicos para poder diseñar flujos para realizar acciones tales como enviar correos electrónicos, recopilar datos de formularios, aprobar solicitudes y muchas otras tareas más. Y como vamos a ver más adelante, en manos de nuestros técnicos, las utilidades de esta herramienta se pueden multiplicar y lo mejor, personalizar.
Utilidades
Imaginemos que, a diario, recibimos un correo con un Excel adjunto de ventas del día anterior, y que queremos dejarlo en una ubicación de nuestro PC (o en una ubicación de red en la nube) para añadirlo, además, posteriormente a otro Excel mensual. Automatizar esta tarea con Power Automate sería algo trivial, y nos acabaría ahorrando a la larga una cantidad más que considerable de tiempo que dedicamos a este tipo de tareas repetitivas. El objetivo último es ganar tiempo para concentrar el esfuerzo en nuestro foco principal. Y este es únicamente un ejemplo, porque, además, podemos, entre otras:
- Obtener datos de infinidad de orígenes.
- Aplicar disparadores que se ejecutarán automáticamente al cumplirse una serie de condiciones.
- Ejecutar programas.
- Conectar con aplicaciones de terceros…
“Las posibilidades con Power Automate son infinitas, lo cual es algo bastante sorprendente para ser una herramienta de automatización, que no suelen ser tan modulares y configurables”.
Jesús Trujillo (Director y Asesor Técnico)
Integración con otras aplicaciones
Por el hecho de formar parte de la familia de Microsoft, Power Automate se integra a la perfección con Office 365, Dynamics 365 y el resto de las herramientas de la compañía de Windows. Pero, por supuesto, no solo hay conectores con estos programas, sino con una cantidad vertiginosa de aplicaciones de third parties, como Salesforce, Google Drive, Sharepoint, Slack, Trello, Dropbox, SQL Server… Aunque también con aplicaciones de redes sociales: X (anteriormente conocido como Twitter) o Facebook, por ejemplo.
Como hemos dicho, las posibilidades son infinitas y el panorama sigue creciendo.
Otras herramientas
Si queremos valorar otras alternativas (hay a quienes les cae mal Microsoft), siempre podemos contar con una miríada de otras herramientas. Quizás no sean tan modulares, pero sí se adaptan perfectamente a cada trabajo específico para el que fueron creadas:
- Zapier o Integromat para algo similar a Power Automate.
- AutoHotkey para automatizar tareas en Windows (o su contrapartida en Mac, Automator).
- OpenRefine para limpiar y transformar datos en bruto en formatos más manejables.
- HubSpot para automatizar campañas de marketing.
- O Buffer para publicaciones en redes sociales.
Si has oído hablar de alguna y quieres consultarnos, estamos a tu disposición. Comenta bajo este mismo artículo y te daremos respuesta.
Decidir qué y cómo automatizar
Literalmente, existen cientos de programas de automatización destinados a hacernos ahorrar tiempo y focalizar nuestra energía en las tareas que realmente hacen crecer a nuestra empresa. Como siempre indicamos, lo primero es identificar necesidades para valorar la inversión en una u otra herramienta. La oferta es tan variada, que puede resultar complejo tomar una decisión si no estás bien asesorado. ¿Hablamos?