Almacenar en la nube y sincronizar tus dispositivos

Aprende cómo almacenar en la nube y no perder nada

Cada día manejamos más archivos y almacenar en la nube es casi indispensable. Pero ¡ojo! tienes que tener unos mínimos conocimientos para saber cómo utilizar este entorno digital y no perder tus fotos, vídeos, documentos… Continúa leyendo, que en menos de tres minutos te vamos a formar.

Más y más archivos

Si hay un componente informático que no ha hecho más que crecer desde que surgieron los primeros ordenadores, ha sido el tamaño de los ficheros. La velocidad de los procesadores, la cantidad de memoria RAM, la capacidad de las tarjetas gráficas o la velocidad de acceso a Internet han tenido sus cimas y sus valles, aunque con los años hemos pasado de tener documentos que ocupaban unos pocos kilobytes de espacio a imágenes con cada vez más resolución y, por tanto, más megapíxeles. En este sentido, también cada vez más exigimos dispositivos con mejores prestaciones para reproducir música en alta definición, jugar con videojuegos que han pasado de ocupar un par de disquetes a decenas de gigas, y cómo no, para grabar vídeos y hacer fotos en alta resolución (aunque sólo vayamos a usarlos en un soporte digital que necesite menos calidad). Y la cuestión es ¿dónde albergamos todos esos megas y gigas de archivos multimedia que producimos o queremos guardar?

El aumento de resolución y de tamaño de nuestros archivos ha seguido una curva ascendente a la que por ahora no se le ve el fin. Sin embargo, no es correspondida con un aumento del tamaño de nuestros discos duros, que lleva años estancado.

La solución es almacenar la nube

Ante este problema de acumulación de archivos de gran tamaño, hace años apareció una solución que en principio generó desconfianza, pero que hoy por hoy está completamente en sintonía con el mundo hiperconectado en el que vivimos: el almacenamiento en la nube.

Ciertamente, en sus inicios la nube fue rechazada por muchos ante el temor de que su documentación y trabajo quedaran expuestos sin seguridad. Como suele ocurrir cuando la innovación irrumpe de repente, la falta de conocimientos hace dudar y desconfiar. Actualmente, es sabido y si alguien lo duda, nuestros informáticos lo corroboran, la nube es más segura que un disco duro. Además de los riesgos físicos a los que puede estar expuesto, en temas de ciberseguridad también es más vulnerable.

Organizar el almacenamiento

La cuestión es que saquemos el mayor provecho tanto a la capacidad de almacenaje de nuestros dispositivos como a la nube que más nos guste. En este punto, hacemos un inciso importante que apuntan nuestros expertos tecnológicos: lo mejor será siempre contar con una nube personalizada para aprovechar mejor todos los servicios (ya que sirven para mucho más que almacenar).

Consúltanos sobre las “nubes a medida”, por menos de lo que crees puedes disponer de un sistema de digitalización interno en tu organización que apoye y agilice la gestiones diarias (ahorro seguro).

Archivos de mayor uso

Podemos destinar nuestro disco SSD (muy rápido, pero de poca capacidad) o tarjeta SD del móvil para un acceso inmediato a los archivos y fotos que más usemos. A veces es difícil realizar esa selección, pero te recomendamos organizar en carpetas, álbumes…

Archivos que queremos mantener

Todo lo demás que queremos archivar pero no necesitamos tener tan a mano en el móvil u ordenador, lo podemos alojar en la nube. En realidad, seguiremos teniendo acceso a los mismos, y casi igual de rápido (depende de la conexión que tengamos) desde nuestro ordenador o teléfono móvil.

De esta manera, conseguimos disponer, eso sí, sacrificando un poco de eficiencia en la velocidad de acceso, un gran y virtualmente infinito ahorro de espacio. Además, con la seguridad añadida de que nuestros archivos no se perderán, aunque ocurra una catástrofe con nuestro ordenador.

¿Cómo funciona esto del almacenamiento en la nube?

Por supuesto, toda nueva tecnología viene acompañada de una serie de dudas que estamos seguros te vamos a aclarar aquí. ¡Vamos a ello!

Las nubes más utilizadas

Primero, veamos cuáles son los servicios más utilizados a la hora de guardar datos online. Uno de los pioneros y que, hoy en día, sigue siendo ampliamente utilizado es Dropbox. Aunque debemos indicar que su uso ha decaído un poco debido a otros que han ido apareciendo y ofrecen más servicios. Aquí lo mencionamos en primer lugar porque sigue siendo una gran alternativa gratuita.

Para usuarios de Windows y Android el más utilizado actualmente es Google Drive, ya que simplemente con tener un correo de Gmail podemos disponer de un almacenamiento gratuito nada desdeñable.

Y para cerrar el triunvirato de almacenamiento en la nube hay que mencionar —sin desmerecer a otros como OneDrive o AWS— a iCloud, sin duda la opción perfecta en caso de tener varios dispositivos Apple.

Cualquiera de estas nubes, tiene un funcionamiento sencillo e intuitivo. Aunque, en cualquier caso, los profesionales en esta materia siempre te vamos a recomendar dar un paso más, y apostar por soluciones más completas como Sharepoint de Microsoft.

Almacenar y sincronizar

Una vez hemos escogido el servidor preferido para almacenar nuestros ficheros, viene la que es sin duda las preguntas estrella:

¿Cómo funciona la sincronización? ¿Si elimino una foto o un archivo en mi móvil o dispositivo, se borra de la nube?

La respuesta es que, por lo general, sí. Si eliminamos una foto (o cualquier otro archivo) en un dispositivo desaparecerá también en la nube. Pero ¡ojo!, esto ocurre únicamente si tenemos la sincronización activada. Si desactivamos la sincronización la copia subida a la nube permanecerá ahí hasta que la borremos directamente en iCloud, Drive, etc. Excepto, por supuesto, si volvemos a activar la sincronización.

En la actualidad, la mayor parte de las aplicaciones permiten dejar de sincronizar carpetas por separado. De este modo, si queremos borrar archivos de nuestro dispositivo y que se mantengan en la nube, sencillamente podemos desactivar la sincronización de esa carpeta en concreto, y posteriormente, borrarla. Y al revés, si lo que queremos es liberar espacio online, pero mantener los archivos a buen recaudo en nuestro dispositivo, bastará con dejar de sincronizar la carpeta en cuestión, antes de proceder a borrar los elementos en la aplicación o página web.

¿Qué coste tiene?

Esto de liberar espacio que acabamos de comentar, engancha directamente con la siguiente cuestión:

¿Hace falta gastar dinero en costosos planes de almacenamiento virtual?

Para obtener la respuesta no hará falta consultar con el oráculo de Delfos, en la mayoría de los casos para uso particular, basta con una buena organización y gestión de archivos. Recuerda que esto tan sólo consiste en revisar y limpiar (fotos y vídeos duplicados, archivos que ya no vamos a volver a consultar, etc.).

Ahora bien, si se trata del uso de la nube para empresas y compartir archivos, guardar versiones, etc., lo mejor es seguir con el asesoramiento de nuestra consultoría tecnológica (indícanos la referencia a este artículo y te aplicamos un descuento). Por supuesto, si tienes una empresa o negocio que necesite dar acceso simultáneo y descentralizado a una gran cantidad de datos, lo mejor será contar con un plan.

Es importante controlar el espacio para que nunca falte, o que no apuremos tanto para vernos obligados a hacer limpieza urgente (las prisas no son buenas consejeras para decidir qué conservar y qué eliminar). Incluso podemos optar por un apoyo de espacio; aquellos archivos que vayamos a utilizar muy esporádicamente es mejor trasladarlos a un disco duro externo. Si necesitamos acceso a esos datos desde cualquier sitio, puedes disponer un disco duro NAS capaz de estar permanentemente conectado a Internet y accesible desde cualquier sitio. Puede que el precio de estos discos duros nos parezca elevado, pero se amortizan rápido si la alternativa consiste en estar pagando un almacenamiento online de por vida.

Cómo valorar opciones

En función de tu actividad laboral podrás valorar (o te podemos ayudar a valorar), si necesitas recurrir a estos discos duros o a cuotas mensuales por espacio virtual. Si eres abogado, seguramente necesites menos espacio que si eres fotógrafo. También, podemos tener «contratados» de forma gratuita varios de estos servicios (distintas nubes) para diferentes usos, y de esta manera, diversificar nuestros ficheros por tipo o finalidad y plataforma. Por ejemplo, podemos guardar nuestras fotos con gran facilidad en iCloud o en Google Fotos, Para disponer de un backup de los documentos que usamos en el trabajo, podemos contar con OneDrive.

¿Qué hacemos con los vídeos que vamos acumulando en nuestro móvil?

Si se trata de los vídeos de las vacaciones en familia a YouTube. ¿A YouTube? ¡Sí, sin ningún problema! Bastará con subir los vídeos en privado u oculto, de tal manera que solo tú o una persona a la que le hayas pasado el enlace puedan tener acceso a él. De esta manera tendremos almacenamiento ilimitado y gratuito de vídeo en la resolución que queramos. Y para recuperarlos existen numerosas herramientas y add-ons de navegador que permiten descargar los vídeos de YouTube. Solucionado el tema de fotos y vídeos, que son los recursos que por lo general más ocupan, el resto lo podremos distribuir perfectamente en otras plataformas como Dropbox, Drive o cualquiera de las decenas de alternativas existentes.