Todo lo que debes saber sobre las copias de seguridad
¿Qué control tienes sobre las copias de seguridad de tu trabajo?
Sin querer ser agoreros, el desastre siempre está a dos casualidades de distancia. En ocasiones, basta con una. Nunca se nos va a escurrir el móvil de las manos el día que estamos sobre una mullida alfombra: ocurrirá cuando estamos sobre una piedra desnuda o la baldosa de casa. O peor aún, a punto de sacar una foto de ese bonito atardecer en la orilla de la playa, justo cuando el agua nos está refresca los pies. Quizás haya sido el niño el que haya elegido jugar con él dentro del cubo lleno de agua, ¡es fascinante! ¿Te ha ocurrido algo de esto? Si hasta ahora te has librado es probable que sea cuestión de tiempo que lo vivas (¡o de tener un hijo!).
Y por suerte, aunque el móvil quede inutilizable disponemos de una copia de seguridad de nuestros datos, ¿verdad?
¿Verdad?
Si no es así, ánimo a la hora de recuperar todos los contactos. Casi siempre hay alguno de los últimos que por algún motivo resulta complejo de rescatar. Así como todas las aplicaciones que tuvieses instaladas. Aunque esto es lo sencillo, ya que Google y Apple se encargan de hacer estas copias por nosotros, a no ser que se lo deneguemos explícitamente en la configuración. Lo complicado puede ser acceder de nuevo a nuestras notas, a los documentos y a todas las fotos que habíamos hecho y sobre las que pensamos: “ya las pasaré al ordenador en otro momento”. Por supuesto, ahí estaba incluida esa última foto tan chula del atardecer en la playa y que parecía sacada desde un ángulo un tanto extraño, como si la cámara se estuviese cayendo…
La importancia de realizar copias de seguridad de manera recurrente
Esto mismo que nos ha pasado con el móvil nos puede ocurrir con el ordenador u ordenadores de la empresa. De acuerdo, es poco probable, ¡pero nunca imposible! El hecho de que un bebé pase por la oficina y arroje nuestros dispositivos al cubo de la fregona es improbable. Aunque sí que un fallo de hardware nos deje sin disco duro en el momento más inoportuno. Al fin y al cabo, son aparatos con un desgaste y en algún momento pueden fallar. Y si no, puede ser un apagón el que estropee el equipo, un hacker o un virus informático que nos borre o secuestre los datos. De hecho, a día de hoy estamos muy expuestos a ciberataques y deberíamos tener establecidos protocolos de seguridad más severos en todas las empresas. E incluso no contemplamos la posibilidad de un desastre natural como un incendio. Y por supuesto, si un fuego no acaba con los datos, sin duda lo hará el agua que venga posteriormente. Recuerda que un equipo se puede sustituir, pero los datos no se pueden recuperar por arte de magia.
Datos actualizados
Los sucesos que pueden dar al traste con tus datos van desde lo más común hasta lo insólito. Pero recuerda que cualquier caso pueden ocurrir por remota que sea la probabilidad, y hay que adelantarse para estar prevenidos. En cualquier modo, seguro que no serías el primero al que le suceden. En esos momentos es cuando disponer de una copia de seguridad accesible y actualizada nos puede salvar el negocio literalmente. Y recalcamos lo de «actualizada», ya que, aunque muchos datos pueden servirnos, y sin duda es mejor tener algo que nada, una copia antigua puede sencillamente no ser suficiente a la hora de recuperar la actividad de nuestra empresa.
Disponer siempre de los archivos
Ante las cuestiones sobre cada cuánto tiempo debemos realizar copias de seguridad y dónde debemos guardarlas, las respuestas van a depender de cómo decidamos realizar esas copias. Y no sólo eso, sino de cómo trabajemos.
Ante las cuestiones sobre cada cuánto tiempo debemos realizar copias de seguridad y dónde debemos guardarlas, las respuestas van a depender de cómo decidamos realizar esas copias. Y no sólo eso, sino de cómo trabajemos.
– Copia manual
Esta es la opción heredada de antaño, que implica volcar todos nuestros datos físicamente a discos duros externos, pendrives (antes a CDs y DVDs) durante horas. El riesgo de un pequeño fallo en la trasmisión conlleva que algunos archivos no se copien debidamente y que al rescatarlos no podamos abrirlos porque arrojen errores de lectura. Otra cuestión es dónde almacenar y guardar esas copias de seguridad. Lo más recomendables es elegir ubicaciones diferentes y seguras. De poco serviría tener discos duros externos cerca de los servidores y en armarios que no sean ignífugos, por ejemplo.
Si el miedo a perderlo todo por un fallo o un ataque no es suficiente argumento para que te molestes en realizar copias de seguridad manualmente de manera recurrente, hazlo más fácil, presta atención a la siguiente opción.
– Copia automática
Hoy día y gracias a la nube podemos tener nuestras copias actualizadas a golpe de ratón con una total eficiencia y ahorro de tiempo. De hecho, ni siquiera es necesario ese “golpe de ratón”. Podemos tener diseñadas nuestras copias de seguridad para que se realicen de forma automática. Por ejemplo, cada fin de semana, evitando así que no coincida con el horario laboral o cada día después de la jornada productiva, o incluso para cierto tipo de datos muy críticos, de manera inmediata según se realiza el cambio. Todo ello de manera transparente para el usuario, que ni siquiera se enterará de que ese proceso está siendo llevado a cabo.
Soluciones a medida
Por supuesto, lo más interesante es tener una nube a medida que se ajuste a las necesidades específicas de nuestro modo de trabajo. Desde soluciones completamente gratuitas para los datos de menor impacto, hasta intranets online a medida. Con estas últimas aunamos las copias en la nube con la compartición y el acceso inmediato a los datos por parte de todo el equipo de la empresa o colaboradores externos. Y además, integramos todas las comodidades y utilidades que nos podamos imaginar. Hemos mencionado la capacidad de acceso inmediato y uso de la nube como disco duro, pero también el control del acceso a datos mediante niveles de usuario o la escalabilidad del espacio a medida que nuestras necesidades de datos aumentan. Si has leído ya algún que otro artículo nuestro, en Nebrimática opinamos que pagar por lo que no se usa es una manera estupenda de perder dinero. Apostamos por la nube a medida como estrategia competitiva; una buena manera de saber que pagas únicamente por aquello que usas.
Recomendaciones finales
Aunque operes con los datos de tu negocio en plataformas y servicios más orientados al ámbito profesional, siempre puedes hacerte una idea de cómo funcionan estas plataformas utilizándolas en tu día a día, como en el caso del teléfono que comentábamos al principio. Dropbox, Google Drive o OneDrive son algunas de las plataformas de almacenamiento y copia en la nube que puedes probar de forma gratuita. Estas no implementan todas las funcionalidades de las que puede hacer uso tu empresa, no al menos con sus planes gratuitos, pero te servirán muy bien para almacenar tus datos y fotos personales a coste cero.
Copias de seguridad seguras
Una vez que quieras dar el paso a soluciones profesionales, asegúrate siempre de que las herramientas que escojas cuenten con las mejores medidas de seguridad: quieres que tus datos estén accesibles en la nube, pero no para todo el mundo. Deberás prever servicios que deben ser una prioridad absoluta para almacenar y hacer copias de forma segura en la nube:
- Establecer niveles de seguridad para cada usuario (no todo debe estar disponible para todos).
- Gestores de contraseñas.
- Autenticación en dos pasos o mediante programas como el Authenticator de Microsoft.
- Encriptación de los datos subidos.
Y saber lo que debes hacer
Llegados a este punto y antes de dar un paso más, lo mejor es ponerse en manos de nuestros profesionales para que puedan conocer la casuística de tu empresa y te puedan asesorar. Si además estás pensando que ya es hora de establecer tu propio protocolo de seguridad, es buen momento, puede que estés a tiempo de aprovechar tu bono del KIT DIGITAL.
Asegúrate un servicio personalizado como mereces. ¿Concertamos una cita? Porque es muy improbable que coincidan al mismo tiempo un niño sin vigilancia y un cubo de fregona en tu oficina, pero… ¡nunca se sabe!