Medir dos veces, cortar solo una
Esta máxima en el mundo de la carpintería puede que no sea excesivamente aplicable al resto de las disciplinas empresariales pero, sin embargo, el hecho de medir, y de medir bien, es de una importancia capital. Te preguntas ¿para qué? Continúa leyendo y verás que es la única manera de minimizar el tiempo y esfuerzo que le dedicamos a cada tarea para maximizar sus resultados.
Si en lugar de un trabajo técnico, nos dedicamos a ofrecer nuestros conocimientos a través de servicios (por ejemplo, si eres consultor, abogado, notario, asesor…) lo más recomendable en vez de medir antes para cortar después, es sin duda medir durante. De este modo, podremos analizar posteriormente a qué labores intrascendentes estamos dedicando demasiado tiempo y qué tareas fundamentales necesitan algo más de dedicación. Comprender por dónde se escapa el preciado y limitado tiempo humano del que disponemos en nuestro negocio, nos permitirá:
- Reforzar los proyectos y tareas que necesiten más «cariño».
- Dedicar menos recursos a aquellas tareas «sumidero» que contribuyen poco o nada a nuestro crecimiento y, que a su vez, consumen una gran cantidad de medios.
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
Lord William Thomson Kelvin
Los números no mienten
Cuando tengas dudas de si algo funciona o no, haz números. Las cifras nunca mienten. Es por esto que la medición y el análisis de nuestras tareas es tan importante: son datos objetivos que nos pueden ayudar a comprender mejor cómo trabajamos y dónde debemos mejorar. Disponer de las últimas herramientas informáticas nos puede ofrecer una ventaja significativa con respecto a nuestra competencia, pero de nada nos sirve si, incluso con esta superioridad tecnológica, somos tan poco eficientes que tardamos el doble en solucionar los problemas de nuestros clientes. Bien, llegado a este punto, surge otra inquietud: ¿cómo medir?
Herramientas para medir
Las herramientas de medición pueden ayudarnos a solucionar estos problemas. Conociendo exactamente el tiempo que le dedica cada persona a cada una de sus tareas podemos ver de un plumazo qué proyectos se completan antes y mejor. También podremos saber qué herramientas bien implementadas han permitido mejorar sustancialmente los tiempos de ejecución. Y por supuesto, conocer en qué tareas es mejor cada empleado o nosotros mismos.
La regla del 20-80
El 20% de nuestro trabajo es el que reporta el 80% de los beneficios. Conociendo en qué tareas somos mejores y su retorno de la inversión (en este caso, de nuestro tiempo) podemos aplicar la regla del 20-80 para identificar cuál debería ser nuestro foco.
Puede que nuestra capacidad analítica sea excelente, pero también que nuestra competencia tecnológica no sea la mejor del mundo. Aunque también se puede dar el que nuestro compañero sea exactamente nuestra imagen especular inversa. Si en vez de dedicar cada uno nuestro tiempo en hacer cada una de nuestras tareas las dividimos entre nuestros respectivos fuertes, análisis y ejecución en este caso, el resultado final no solo será mucho más productivo, sino también más satisfactorio para ambos. Y esto es solo una de las muchas posibilidades que nos puede ofrecer la medición de tareas.
Qué ventajas nos ofrece la medición de tareas
Aunque ya hemos vislumbrado algunas de las ventajas de las herramientas de medición, veamos en detalle todo lo que nos pueden ofrecer. A la ya mencionada capacidad de evaluación de a qué tareas dedicamos cuánto tiempo, tenemos que añadir la posibilidad de tener datos fehacientes de lo que nos cuesta en promedio realizar dicha tarea o proyecto. Así como saber qué personas son las idóneas en cada caso para su ejecución. Podemos asegurar al cliente sin ningún tipo de duda para qué fecha podremos tener listo el encargo que nos ha realizado, ahorrándole tiempo a él y preocupaciones a nosotros.
Por otro lado, gracias a las métricas que nos ofrecen las herramientas de medición podemos obtener mediciones objetivas de la productividad de cada empleado. Esto nos permite, por ejemplo, ofrecer sistemas de incentivos en relación con la productividad. Y en otros casos, podemos asignar ayuda, seguimiento o incluso cambio de responsabilidades a aquellos cuya productividad decaiga en determinadas tareas. Establecer políticas de medición del rendimiento evita cuellos de botella o parones técnicos. Basta simplemente con echar un vistazo para preverlos y redistribuir la carga de trabajo. A tener en cuenta que no todo el mundo trabaja al mismo ritmo, ni tiene las mismas aptitudes para todas las tareas. Gracias a estas herramientas podemos tener datos empíricos que nos ayuden a organizar mejor el trabajo y optimizar cada proyecto en cada etapa de desarrollo.
Mejorar la planificación y organización interna
Gracias además a las funcionalidades de las herramientas de medición, a un nivel más organizativo nos será muy sencillo tanto coordinar los turnos de los trabajadores en activo, como administrar las bajas y vacaciones de aquellos que no lo estén en cada momento. Dispondremos, en definitiva, de un esquema global de la actividad de los diferentes departamentos y podremos optimizar su funcionamiento desde el nivel más bajo (cada persona en concreto), como a su nivel más alto (organización de la propia empresa), pasando por todos los intermedios.
Algunas de las herramientas más empleadas
Vamos a presentar las que, sin duda, son dos de las herramientas más utilizadas en la actualidad: Toggl y Clockify. Sus funciones son muy parecidas, y elegir entre una y otra será cuestión de que nos convenza más su interfaz que otra cosa. Otra cuestión puede ser que nos interese particularmente alguna de las opciones premium de Toggl, para las cuales, por supuesto, hay que pagar. Pero para la gran mayoría de pequeñas empresas y negocios tanto la opción gratuita de Toggl como Clockify (que es enteramente gratuita) se adaptarán a nuestras necesidades de maravilla.
Prestaciones
Ambas herramientas disponen, además de la propia medición de tiempo por tareas y proyectos, de multitud de utilidades para generación de informes, elaboración de calendarios, facturación, control de gastos, vacaciones, exportación a hojas de cálculo, etc. Además de la versión web, disponen también de sus propias apps tanto para Android como iOS. Asimismo, como toda herramienta actual que se precie, hacen uso de la nube. Así permiten llevar el control en cualquier dispositivo y momento, en vez de estar ancladas únicamente al ordenador de la oficina. Ambas presentan interfaces agradables, intuitivas y sencillas para que la eficiencia sea máxima y el ahorro de tiempo a la hora de medir el ídem sea total.
Esto es lo más importante, y desde Nebrimática te animamos a probar ambas para descubrir la que más se adapte a tus necesidades. Lo importante es que valores hasta qué punto te puede ayudar a la hora de optimizar tu tiempo y el de tu empresa. Y, como siempre, si necesitas asesoramiento, tienes a tu entera disposición nuestro departamento de consultoría informática. Juntos podemos valorar opciones que se ajusten a tus necesidades y también podremos resolver todas tus dudas.
