Descubre cómo aplicar la Técnica del Pomodoro para ser más eficientes
La Técnica del Pomodoro es muy popular entre los profesionales de éxito. Si el inexorable transcurso de los minutos bloquea tu capacidad para concentrarte en las tareas pendientes, quizá sea el momento de contar el tiempo en… ¡tomates!
Aunque pueda parecer una tontería, millones de personas en todo el mundo lo están poniendo en práctica. Continúa leyendo y verás cómo todos podemos aprovechar este popular método.
La Técnica del Pomodoro 🍅
El término significa tomate en italiano, aunque en el argot profesional nos referimos a pomodoro para hablar de sesiones de trabajo enfocadas.
Este método de administración del tiempo consiste en alternar pomodoros con frecuentes descansos cortos. De este modo promovemos la concentración sostenida y evitamos la fatiga mental.
La Técnica del Pomodoro podría servirte de ayuda si…
- Encuentras pequeñas distracciones que descarrilan toda tu jornada laboral.
- Trabajas constantemente más allá de tu punto de productividad óptima.
- Tienes mucho trabajo de duración abierta, que podría llevarte cantidades ilimitadas de tiempo (como estudiar para un examen, investigar para artículo, etc.).
- Eres demasiado optimista acerca de lo que eres capaz de hacer en un solo día.
- Disfrutas de los procesos de gamificación en el entorno laboral.
- Te encantan los tomates.
¿Por qué la Técnica del Pomodoro?
Fue desarrollada a finales de los 80 por el entonces universitario Francesco Cirillo. Este estudiante luchaba constantemente para concentrarse en sus estudios y completar sus tareas. Sintiéndose abrumado, se obligó a sí mismo a comprometerse con solo 10 minutos de tiempo de estudio enfocado. Animado por el desafío, encontró un temporizador de cocina con forma de tomate y así nació la técnica del Pomodoro.
¿Cómo se aplica?
Aunque Cirillo escribió un libro de 130 páginas sobre el método, su mayor fortaleza es su simplicidad:
- Consigue una lista de tareas pendientes y un temporizador.
- Configura el temporizador en 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que suene el temporizador.
- Cuando termines tu sesión, marca un pomodoro en tu lista y registra lo que te dio tiempo a completar.
- Disfruta de un descanso de cinco minutos.
- Después de cuatro pomodoros, tómate un descanso más largo de 15 a 30 minutos.
Las 3 reglas del pomodoro
Los sprints de trabajo de 25 minutos son el núcleo del método, pero una práctica Pomodoro también incluye tres reglas para aprovechar al máximo cada intervalo:
- Desglosa los proyectos complejos. Si una tarea requiere más de cuatro pomodoros, debe dividirse en pasos más pequeños y prácticos. Cumplir con esta regla te ayudará a garantizar un progreso claro en sus proyectos.
- Las pequeñas tareas van juntas. Cualquier tarea que requiera menos de un Pomodoro debe combinarse con otras tareas simples. Por ejemplo, «firmar un contrato de alquiler», «programar una cita con el veterinario» y «leer un artículo de periódico» pueden ir juntos en una sola sesión.
- Una vez que se establece un pomodoro, debe sonar. El pomodoro es una unidad de tiempo indivisible y no se puede romper, especialmente para revisar notificaciones de correos electrónicos entrantes, chats de equipo o mensajes de texto. Debes tomar nota de cualquier idea, tarea o solicitud que surja para volver a consultarla más adelante. En este sentido, nuestros técnicos nos sugieren que un administrador de tareas digital es una gran herramienta para conseguirlo. Te asesoramos cuando quieras.
En el caso de una interrupción inevitable, tómate un descanso de cinco minutos y comienza de nuevo. Cirillo recomienda que hagas un seguimiento de todas las interrupciones (internas o externas) a medida que ocurren y reflexiones sobre cómo evitarlas en tu próxima sesión. La regla se aplica incluso si terminas la tarea asignada antes de que suene el temporizador. Usa el resto de tu tiempo para sobreaprender o mejorar tus habilidades o conocimientos. Por ejemplo, podrías dedicar más tiempo a leer publicaciones profesionales o a buscar oportunidades para establecer contactos.
¿Por qué la Técnica del Pomodoro es tan eficaz?
Sustituir las unidades de tiempo tradicionales por tomates es una tontería arbitraria, pero que oculta la efectividad de la técnica del Pomodoro a la hora de ayudarnos a terminar las tareas pendientes.
– Facilita el arranque
Ciertas investigaciones apuntan a que la procrastinación tiene poco que ver con la pereza o la falta de autocontrol. Más bien, posponemos las cosas para evitar los sentimientos negativos. Es incómodo mirar fijamente una gran tarea o proyecto, uno que puede que no estés seguro de cómo hacer o que implica mucha incertidumbre. Entonces, recurrimos a Twitter o Netflix para mejorar nuestro estado de ánimo, aunque solo sea temporalmente.
Afortunadamente, los estudios también nos indican una forma efectiva de romper el ciclo de la evasión: afrontar lo que estamos posponiendo dando un primer paso pequeño y poco intimidante. Por ejemplo, en lugar de sentarte a escribir una novela, siéntate a escribir cualquier cosa durante 5 minutos. Si esto sigue pareciéndote demasiado, siéntate para escribir un solo párrafo.
“Hacer algo pequeño durante un corto período de tiempo es mucho más fácil de afrontar que tratar de asumir un gran proyecto de una sola vez”.
Joseba Iglesias (Director Comercial en Nebrimática)
Esa estrategia para acabar con la procrastinación es exactamente lo que la técnica pomodoro quiere que consigas: dividir tus grandes tareas, proyectos u objetivos en algo que solo tienes que hacer durante los próximos 25 minutos. De hecho, te mantiene hiperconcentrado en la próxima cosa que debes hacer en lugar de hacerte sentir abrumado por la enormidad de lo que tienes delante.
Y por el resultado, no te preocupes, afróntalo de un pomodoro al siguiente.
– Combate las distracciones
Si alguna vez te han interrumpido cuando estabas en un estado de inspiración, sabes lo difícil que puede ser recuperar la concentración. Sin embargo, el flujo constante de información que llega a través de correos electrónicos, chats de grupo y notificaciones de redes sociales exige cada vez más nuestra atención.
Si bien sería conveniente culpar a la tecnología de todo, estudios recientes sugieren que más de la mitad de todas las distracciones del día laboral son autoinfligidas, lo que significa que perdemos la concentración. En un momento dado, puede ser fácil justificar estos despistes con frases como: “este correo electrónico es demasiado importante para ignorarlo” o “sólo he perdido un minuto mirando Twitter; no es para tanto.”
El problema es que todas esas pequeñas distracciones se acumulan. Perdemos en ellas tiempo y energía que también necesitamos para volver a concentrarnos. Después de cambiar de ritmo, nuestra mente puede demorarse en la tarea anterior durante más de 20 minutos hasta recuperar la concentración completa. Darte el capricho de mirar Facebook «sólo durante un minuto» puede convertirse en 20 minutos intentando retomar lo que estabas haciendo. Y debemos recordar que las plataformas de redes sociales han sido diseñadas para atrapar nuestra atención mucho más de un minuto.
La Técnica del Pomodoro te ayuda a resistir todas esas interrupciones y volver a entrenar tu cerebro para que se concentre. Cada pomodoro está dedicado a una tarea y cada descanso es una oportunidad para reiniciar y devolver tu atención a lo que deberías estar haciendo.
– Nos hace conscientes de cómo perdemos el tiempo
Al planificar nuestros proyectos futuros, la mayoría de nosotros somos víctimas de la falacia de la planificación: nuestra tendencia a subestimar el tiempo necesario para completar tareas pendientes, incluso cuando sabemos que otras similares han llevado más tiempo en el pasado. Tu yo presente imagina su yo futuro operando bajo circunstancias y restricciones de tiempo completamente diferentes.
La técnica del Pomodoro puede ser un arma valiosa contra esta falacia de la planificación. Cuando comienzas a trabajar en sesiones breves y cronometradas, el tiempo ya no es un concepto abstracto sino un evento concreto. Se convierte en un “pomodoro”, una unidad de tiempo y esfuerzo. A diferencia de la idea de 25 minutos de trabajo general, el pomodoro es un evento en el que las medidas se centran en una sola tarea (o en varias simples).
– Arroja estimaciones más realistas
El concepto de tiempo cambia de algo negativo (que se ha perdido) a una representación positiva de los eventos que has logrado completar. Cirillo llama a esto «invertir el tiempo» porque cambia la percepción que tenemos; de una fuente abstracta de ansiedad a una medida exacta de productividad. Esto conduce a estimaciones mucho más realistas.
“Cinco minutos en Internet, medidos por mi temporizador, pasarían en lo que me pareció unos 35 segundos. Una hora cronometrada de investigación parecería tomar entre tres y cuatro horas. Mi cronómetro era una vara de metal nítida colocada en la niebla de mis intuiciones temporales.”
Ben Dolnick (escritor)
Cuando utilizas la técnica Pomodoro, tienes una medida clara de tu tiempo finito y de tus esfuerzos. Esto te permite planificar tus días de manera más precisa y eficiente. Con la práctica, podrás evaluar con precisión cuántos pomodoros tendrá una tarea, y construir hábitos de trabajo más consistentes.
Cada pomodoro brinda la oportunidad de mejorar el anterior. Cirillo sostiene que “la concentración y la conciencia conducen a la velocidad, un pomodoro a la vez.”
– Gamifica nuestra productividad
La técnica del Pomodoro es accesible porque se trata más de consistencia que de perfección. Cada sesión es un nuevo comienzo para reevaluar tus objetivos, desafiarte a ti mismo a concentrarte y limitar las distracciones.
- Motívate para aprovechar tu éxito estableciendo la meta de agregar un pomodoro adicional cada día.
- Ponte a prueba para terminar una gran tarea en un número determinado de pomodoros.
- Intenta establecer un número objetivo de pomodoros para cada día sin romper la cadena.
Y algo más: pensar en tomates en lugar de horas puede convertirse en algo muy divertido.
Consejos rápidos para aplicar la Técnica del Pomodoro
Si bien los intervalos de trabajo/descanso de 25/5 minutos son el corazón de la técnica del Pomodoro, puedes hacer que tus pomodoros sean más efectivos:
- Planifica tus pomodoros con anticipación
Date 15 minutos al comienzo de tu jornada laboral (o al final, si estás planeando el día siguiente), para planificar tus pomodoros. Revisa tu lista de tareas del día y observa cuántos pomodoros serán necesarios para completar cada tarea. Recuerda que las tareas que piden más de 5 pomodoros deben dividirse en tareas más pequeñas y manejables. Las tareas más pequeñas, como responder a correos electrónicos, se pueden agrupar en un solo pomodoro.
Si trabajas una jornada laboral de 8 horas, asegúrate de que tus pomodoros diarios no pasen de 16. Si lo hacen, pospón las tareas menos urgentes o menos importantes para otro día de la semana.
- Incorpora pomodoros de desbordamiento
Si bien una jornada laboral de 8 horas técnicamente deja espacio para dieciséis pomodoros, es mejor construir un búfer de 2-4 pomodoros de «desbordamiento», por si acaso. Usa tus pomodoros de desbordamiento para tareas que se alarguen más de lo planeado, o para tareas inesperadas que surjan durante el día.
Si no los necesitas, usa los pomodoros adicionales para el aprendizaje o para las tareas de menor prioridad que siempre acaban al final de tu lista de tareas pendientes.
Es mucho menos estresante terminar el día con pomodoros de sobra que programar demasiados y retrasarse.
- Calcula los pomodoros que puedes completar en un día
Con el tiempo, tendrás una mejor idea de cuántos pomodoros de alta calidad eres capaz de completar en un día. Está bien si no son dieciséis pomodoros completos. La gran mayoría de las personas no es realmente productiva durante las 8 horas completas de una jornada laboral. Cuando se trata de pomodoros, desafíate a ti mismo, pero mantén el enfoque en la calidad, antes que la cantidad.
- Experimenta con la duración de tus pomodoros
25 minutos puede ser una unidad de tiempo demasiado corta para algunos tipos de trabajo que requieren períodos prolongados en un estado de «flujo» más creativo. En estos casos, prueba sesiones de trabajo prolongadas con descansos más largos. El estudio DeskTime llegó a la conclusión de que el equilibrio perfecto se encuentra en un tiempo de concentración de 52 minutos y un descanso de 17 minutos. Para otros se establecen en 90 minutos completos con un descanso de 20-30 minutos, basado en ritmos ultradianos.
Para las tareas que has pospuesto por una razón u otra, 25 minutos pueden ser demasiado. Si sientes mucha resistencia mental o simplemente no puedes concentrarte durante 25 minutos, prueba con un pomodoro de 15, 10 o incluso 5 minutos.
Para la mayoría de las personas, el punto óptimo estará en el rango de 25 a 50 minutos para la concentración máxima, con un descanso de 5 a 15 minutos. Intenta mezclar tus intervalos según tu energía disponible, el tipo de trabajo y cuánto te apetece ver vídeos de gatos en YouTube.
- Aléjate de las pantallas durante los descansos
No todos los descansos son iguales. Si tus sesiones de trabajo ocurren delante de tu ordenador, no sustituyas el trabajo por Twitter o Instagram cuando suene el temporizador. Dale a tus ojos y cerebro un descanso de las pantallas, ¡incluyendo a tu teléfono! Levántate, muévete, estira, sal fuera, toma un refrigerio, o ponte a observar pájaros por la ventana. Si trabajas desde casa, dobla algo de ropa o limpia la mesa de la cocina.
Hagas lo que hagas, tu descanso será mucho más refrescante si te alejas de la brillante hipnosis de una pantalla electrónica.
Más…
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