Las 8 claves que debes saber sobre Verifactu
¿Has recibido ya la notificación de la Agencia Tributaria sobre Verifactu? Si no es así, estás a punto. Así que, como expertos en software de facturación, queremos ayudarte. A continuación, te damos las claves y la información que debes conocer antes de que actúe la ley.
1- ¿Qué es Verifactu?
También se le denomina VERI*FACTU y es un nuevo régimen regulatorio de los sistemas informáticos de facturación (SIF) impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en España.
La intención de su obligatoriedad es garantizar que las facturas emitidas mediante aplicaciones cumplan una serie de requisitos técnicos (integridad, trazabilidad, conservación, inalterabilidad) para, por un lado, prevenir el fraude fiscal y por otro, mejorar el control tributario.
En la práctica real, esto implica que el programa de facturación debe generar registros que no puedan ser modificados sin dejar huella. Para ello, puede incluir un código QR de verificación y puede exigir el envío automático de los datos a la AEAT o, de forma alternativa, un adecuado almacenamiento interno.
2- ¿Por qué Verifactu?
Del primer punto ya se deduce, pero queremos aclarar las razones clave de su implantación forzosa:
- Combatir el fraude fiscal. Evitar así facturas manipuladas, facturación “en B”, duplicaciones o alteraciones de documentos.
- Aumentar la transparencia y trazabilidad de las operaciones: que quede evidencia de quién factura, qué factura, cuándo y con qué programa.
- Adaptar España al entorno digital de la facturación, donde los registros electrónicos y sistemas automatizados deben tener garantías de fiabilidad.
3- ¿A quién afecta?
En general, a todas las empresas (pymes, grandes empresas) y autónomos que utilicen actualmente un sistema informático de facturación (software, aplicativo, ERP, TPV, etc.). Sin embargo, existen excepciones o supuestos especiales:
- Pueden quedar fuera del ámbito de Verifactu las empresas o autónomos que ya están obligados al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) porque ya cumplen con un mecanismo de control inmediato.
- Las empresas ubicadas en territorios forales que tienen sistemas propios de facturación/fiscalización (por ejemplo, el TicketBAI en el País Vasco).
- Los autónomos o negocios cuyas actividades no están obligadas legalmente a emitir factura completa, pueden estar exentos. Recomendamos, según el caso, consultar con la AEAT. En este sentido, debe verificar su situación concreta para ver si le aplica y en qué plazos.
4. ¿Cuándo entra en vigor?
Los plazos para la entrada en vigor del sistema Verifactu son escalonados:
- Para las empresas (sociedades, contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) la obligación será a partir del 1 de enero de 2026.
- Para los autónomos y otros sujetos que emiten facturas, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2026.
“Dado que los plazos son exigentes y la transición/ adaptación puede requerir tiempo, las empresas no deben esperar al último momento. Llevamos unos meses asesorando e implementando Verifactu en las empresas para que llegada la fecha, cumplan con la normativa, pero además, ya muchos están viendo grandes ventajas a este sistema”
Joseba Iglesias (Asesor Comercial en Nebrimática)
5. ¿Qué requisitos debe cumplir el software de facturación?
Nuestros expertos técnicos nos anotan los siguientes requisitos más relevantes:
- Numeración correlativa de facturas y la inmutabilidad del registro de factura una vez emitida. Es decir, que no se pueda editar sin dejar huella.
- Registro de los “eventos” del software. Por ejemplo, la emisión, anulación y/ o modificación) y logs (registros) que aseguren la trazabilidad.
- Debe contener firma digital o huella digital (hash) para garantizar que el contenido no ha sido modificado.
- Código QR o dato verificable. Así el destinatario o a la administración puede verificar la factura emitida.
- Posibilidad de enviar automáticamente los registros a la AEAT (en su modalidad “Verifactu sí”) o, si no se remite automáticamente, conservarlos internamente para posibles inspecciones posteriores.
- Acreditación o declaración del programa conforme al reglamento (o al menos, que el proveedor asuma la responsabilidad mediante una declaración responsable).
La empresa o su socio digital es responsable de revisar su software actual para que cumpla (o pueda adaptarse) a las funcionalidades que exige la ley.
6. ¿Cuáles son las modalidades Verifactu?
Básicamente existen dos vías que implican que el software cumpla los requisitos técnicos:
- Verifactu “Sí”: el sistema de facturación envía automáticamente los registros de cada factura a la AEAT casi en tiempo. Esta modalidad favorece mayor transparencia.
- Verifactu “No” (o modalidad donde no se envía automáticamente): el software debe conservar internamente los registros con las garantías de integridad, trazabilidad y conservación. Estos deben estar a disposición de la AEAT cuando lo solicite.
¿Qué modalidad elegir?
La elección puede depender del volumen de facturación de cada empresa, aunque también del tipo de software que tenga, del coste de adaptación, etc. Nuestros técnicos pueden asesorarte.
7. ¿Cuáles son las sanciones por no adaptarse?
En el caso de que la empresa utilice un software de facturación que no cumple los requisitos de Verifactu, puede enfrentarse a sanciones frente a la AEAT. Las multas pueden llegar hasta 50.000 euros por ejercicio y registro no conforme.
Por otra parte, el uso de un sistema que permita alteraciones de facturas sin trazabilidad puede suponer que la empresa pierda credibilidad, tenga más probabilidades de inspección, y además, dificultades para justificar sus operaciones ante la administración.
Realizar la adaptación con retraso también puede implicar interrupciones en el negocio, incompatibilidades del software, errores en la facturación, y costes adicionales de rectificación o migración. Por esto, insistimos en la anticipación como mejor fórmula para cumplir con la ley.
8. ¿Cómo adaptarse?
Primero hay que realizar un diagnóstico. Esto es, evaluar el software de facturación actual y responder a estas cuestiones: ¿cumple los requisitos técnicos? ¿Permite numeración correlativa, registro de eventos, huella digital, QR, conservación de logs?
Lo mejor, es consultar con nuestros técnicos Te asesoramos, como proveedores oficiales de software. En Nebrimática cumplimos con la norma y podemos documentarlo como responsables.
Una vez realizado el diagnóstico, procedemos a:
- Analizar la modalidad. Si se opta por “el envío automático a la AEAT” o “por la conservación interna”.
- Plan de implementación: Creamos un cronograma que cubre: la actualización o cambio de software, la formación del personal, la revisión de procesos internos y las pruebas iniciales de facturación bajo el nuevo sistema. Pero no te preocupes, que todo ssto, tamnbièn lo podemos hacer por ti desde Nebrimática.
- Por parte de la empresa, comunicar a clientes y proveedores. Hay que informar de los cambios (por ejemplo, que las facturas incluirán QR, que pueden verificarse) para evitar sorpresas, y coordinar con proveedores si es necesario. Este paso no es obligatorio, pero sí recomendable.
- Conservación documental. Se debe crear y/ o revisar las políticas de archivo y la conservación digital de facturas, logs y registros de eventos para cumplir con los plazos legales.
- Revisión legal/fiscal. Recomendamos consultar con la asesoría fiscal para asegurar cumplimiento y evitar riesgos de sanción. Si cuentas con nosotros no te hará falta (algo así)
Adaptarse con tiempo es clave: las fechas de obligatoriedad están fijadas, pero la empresa que se adelante reduce mucho el riesgo. Y, aunque el cambio supone un reto, también conlleva ventajas. ¿Quieres conocerlas?
Conclusiones clave sobre Verifactu
- Para tu empresa (ya seas autónomo, pyme o gran empresa), el sistema Verifactu implica un cambio relevante en la forma de emitir, registrar y conservar las facturas. Además de procesarla “digitalmente”, garantiza que el software de facturación cumple con los requisitos técnicos que dicta la ley, que los registros sean inalterables y trazables, y, que la AEAT tenga acceso a los mismos cuando los precise.
- En Nebrimática optamos por anticiparnos a la norma, para así integrar el cambio de forma ordenada, aprovechar las mejoras operativas, y posicionarse con ventaja en cuanto a cumplimiento y eficiencia. Posponer la adaptación comporta considerables riesgos: cambios de software apresurados, errores funcionales, sanciones, pérdidas de tiempo…
Nuestra mejor recomendación: iniciemos cuanto antes el diagnóstico y la adaptación, concertemos una reunión, formemos al equipo, invierte lo necesario, no más, para que el cumplimiento de Verifactu sea además de una obligación, una oportunidad de mejora. Somos el socio tecnológico que necesitas para subsistir y para evolucionar todo lo que quieras en la era digital.
Enlaces de interés:
Sede electrónica de la Agencia Tributaria, Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html
• Asistencia y Cita para solicitar más información:
• Teléfono de Información Tributaria Básica, 91 554 87 70. De lunes a viernes, de 9 a 19
Horas.
Y por último, si quieres conocer alguno de nuestros casos de éxito, te animamos a seguir leyendo 3 minutos más.
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