Instalamos e implementamos Verifactu en una clínica dental
El antes y el después con Verifactu en una clínica dental de 14 empleados. “La digitalización es una ventaja, no hay duda”.
Todos debemos adaptarnos y cumplir con la ley, pero, además, la mayoría de nuestros clientes están aprovechando para ganar ventaja sobre sus competidores. En este artículo, compartimos el caso de la clínica dental (que denominaremos “Sonrisa X” por mantener su confidencialidad)”al que le hemos implementado la facturación electrónica.
Sonrisa X es una clínica dental que cuenta con tres sedes en diferentes ciudades españolas. A pesar de que se han ido actualizando en técnicas innovadoras y con un equipamiento acorde, desde hace años, tenían pendiente dar el salto hacia la digitalización. Así se lo hemos venido avisando desde Nebrimática. La cuestión es que, la obligatoriedad de la norma en materia de facturación ha supuesto la razón principal para mostrarles qué estaban perdiendo al no disponer de herramientas digitales de gestión. Pero vayamos paso a paso.
Antes de Verifactu
En esta clínica, de aspecto y tecnología muy actual, venían trabajando hasta hace unos meses, con un software desarrollado por un informático de confianza (familiar del director). La aplicación la han utilizado para organizar la gestión de citas y para gestionar algunas de las facturas. Se trata de un programa no homologado y nos contaron que no tenían todo el registro al día por limitaciones de este.
Para que puedas hacerte a la idea de la situación de partida, compartimos algunos datos clave.
- RR.HH.: en total, el equipo lo conforman 14 empleados.
- Facturación aprox.: 1,2 M €
- Infraestructura: ERP sencillo sin integración contable automática.
El diagnóstico inicial
En el momento en el que nos contactan, la clínica funciona bien por el buen servicio que da a sus pacientes (registran escasas incidencias al año) y por la ubicación privilegiada de las clínicas.
Nuestros técnicos identifican que su sistema de gestión no genera códigos QR ni firma en las facturas. Por otra parte, no existe canal de comunicación con la Agencia Tributaria, es decir, no hay envío a la AEAT ni trazabilidad digital de las facturas con sus proveedores, etc.
En cuanto a la facturación del canal B2C (con los pacientes), no detectamos control detallado alguno en la auditoría que realizamos.
El plan de adaptación
Como venimos desarrollando con cada cliente, aplicamos nuestra metodología de trabajo previo. Esto es, tras un oportuno análisis de la situación y de la identificación de necesidades entre el equipo directivo y nuestros expertos, definimos una propuesta a la medida de la clínica “Sonrisas X” que podríamos desarrollar con fases bien programadas. De este modo, no obstaculizaríamos el ciclo ni ritmos de trabajos en las clínicas. Veamos cuáles han sido:
Fase 1. Realizamos una auditoría técnica
Revisamos el software de facturación y su capacidad para integrar todo lo que la nueva normativa exige:
- Módulo de firma digital.
- Generación de QR.
- Trazabilidad hash.
- API para envío a AEAT.
Fase 2. Seleccionamos una solución híbrida
- Decidimos no modificar el software clínico, sino conectarlo mediante API con una solución Verifactu certificada.
- Integramos el sistema con el ERP contable para activarle nuevas funcionalidades.
Fase 3. Capacitación
Una vez aprobada la propuesta de la fase anterior, implementada y testada, formamos al administrativo y al gestor contable en los siguientes ítems:
- La emisión de facturas conforme a las especificaciones de la ley.
- La identificación de fallos en QR.
- El control de firmas y libros de registro.
Fase 4. Simulación y validación
- Probamos el envío de datos a la AEAT.
- Validamos con el responsables el libro registro mensual.
- Simulamos una inspección fiscal y la posible recuperación de la trazabilidad de documentos.
Después de Verifactu
No hicieron falta muchas semanas para que pudiéramos obtener información con datos reales sobre lo que había supuesto la implementación del software de facturación electrónica en “Sonrisas X”
El resultado estimado coincidió con el resultado previsto, que se traduce en:
- Una reducción del 40 % en errores de contabilidad.
- La capacitación para realizar auditorías sin necesidad de papel, agilizando y asegurando la documentación.
- Y lo que iba buscando, en principio, el director de la clínica: el cumplimiento al 100 % de Verifactu, mucho antes del 1 de enero de 2026.
Lo que debes saber
Verifactu marca un antes y un después en la forma en que se concibe la facturación. Si no estás aún al día, te recomendamos este artículo con las claves de Verifactu. Somos conscientes de que, para algunos profesionales, la nueva ley puede suponer una imposición técnica compleja. Para nuestros clientes, no, lo están percibiendo como una auténtica oportunidad estratégica que se traduce en: avanzar en madurez digital, en automatización y en el cumplimiento inteligente de la normativa.
Tú, ¿a qué estás esperando? Estamos a tu completa disposición para asesorarte, evaluar alternativas e implementar tu sistema de facturación electrónica. Estamos para acompañarte.
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