La eficiencia invisible: ¿cuántas horas pierde una empresa por una mala gestión tecnológica?
Qué importante es que la tecnología que apliques, además de que funcione, sea eficiente. En este artículo vamos a hablarte de la eficiencia invisible con la que conseguimos que las empresas evitan perder horas de trabajo.
¿Falta de tiempo?
Esa es la sensación constante que comparten muchos empresarios. Aunque los equipos vayan rápido y trabajen mucho, parece que los días se quedan cortos. Esto podría tener una explicación, a menudo habitual, que se le asigna a la carga de trabajo. Sin embargo, nuestra experiencia, conociendo desde dentro el funcionamiento de muchas empresas, apunta a que el problema real, en muchos casos, es otro: la ineficiencia tecnológica.
Lejos de referirnos a grandes fallos informáticos o de sistemas caídos, hablamos de pequeñas fricciones diarias que, sumadas, pueden hacer cientos de horas al año. A esto es lo que en Nebrimática denominamos: la eficiencia invisible.
Las pequeñas pérdidas de tiempo que nadie mide
¿Cuánto tiempo crees que se pierde en tu empresa en tareas que tienen que ver con la tecnología?
Es probable que no lo sepas porque no te hayas parado antes a pensarlo, como sucede en la mayoría de las empresas, que no lo analiza. Sin embargo, en el día a día aparecen situaciones muy comunes para todos los profesionales:
- Buscar un archivo durante varios minutos porque no está bien clasificado/ organizado.
- Repetir una tarea manual que podría automatizarse.
- Esperar a que un programa cargue su interfaz o se actualice.
- Reenviar información porque los sistemas no están integrados, no se comunican entre sí.
- Solucionar pequeñas incidencias que se repiten cada semana, por ejemplo, con la impresora.
Cada uno de estos momentos puede parecer insignificante, ¿verdad? Pero cuando se repiten todos los días, el impacto que genera es enorme.
Hagamos números con un ejemplo sencillo:
Si un profesional pierde 20 minutos al día por pequeñas fricciones tecnológicas, al final del año habrá perdido aproximadamente 80 horas de trabajo.
Esto equivale a dos semanas laborales completas. Eso multiplicado por cada miembro de la empresa, pues la cifra ya no es tan insignificante.
Cuando la tecnología “funciona”, pero no es eficiente
Muchas organizaciones creen que su sistema informático funciona bien porque no suelen darse incidencias graves. De sus revisiones se pueden desprender conclusiones del estilo:
- Los ordenadores funcionan.
- El software se abre correctamente y parece que va bien.
- Los correos llegan y salen.
Pero, lamentablemente, esto no significa que el sistema sea eficiente. Aquí nos detenemos para incidir en una gran diferencia entre:
La tecnología que funciona versus la tecnología que ayuda a trabajar mejor y optimizar los recursos
La primera simplemente permite trabajar, pero la segunda, sin duda, reduce tiempo, errores y esfuerzo. Y esto, no cabe duda, es lo que todos hoy día andamos persiguiendo.
Llegados a este punto, puede que te estés cuestionando cómo es la tecnología que usáis en tu empresa. Vamos a ver cómo detectar ineficiencia.
Los síntomas de una eficiencia tecnológica baja
Existen señales muy claras de que la tecnología está restando productividad en lugar de aportarla, enumeramos algunas:
- Archivos difíciles de localizar. Esto se puede dar porque cada miembro del equipo guarde la información de una forma distinta.
- Procesos manuales repetitivos. Habitualmente realizáis tareas administrativas a mano que realmente son susceptibles de ser automatizadas sin mucha complicación.
- Herramientas que no se comunican entre sí. Normalmente tenéis que copiar datos entre programas que usáis frecuentemente.
- Infraestructura lenta o desactualizada. Por ejemplo, si disponéis de ordenadores antiguos que tardan demasiado en arrancar o ejecutar aplicaciones.
- Dependencia de una sola persona para resolver problemas. Cuando algo falla, ¿todo se detiene hasta que alguien lo soluciona?
Aunque nada de esto parezca crítico, todo consume tiempo constantemente.
La eficiencia tecnológica no depende solo del software
Muchas veces se piensa que, para optimizar y mejorar los procesos, hay que invertir en nuevas herramientas. Presta atención, porque, la mayoría de las veces, el problema no está en el software, sino que reside en razones como estas:
- La organización de la información
- El mantenimiento preventivo
- La configuración de los sistemas
- La integración entre herramientas
- La automatización de procesos repetitivos
Es decir, en cómo se utiliza la tecnología, no solo cuál se utiliza.
La buena tecnología es invisible
Si te fijas, cuando la infraestructura tecnológica está bien organizada, desaparece del radar y entonces:
- Los archivos se encuentran en segundos
- Las copias de seguridad se hacen automáticamente
- Las incidencias se detectan antes de convertirse en problemas
- Las tareas repetitivas están automatizadas
La conclusión a estas buenas señales es que los profesionales pueden dedicar su tiempo a lo importante: su trabajo, sus clientes y su negocio.
Convertir la tecnología en una ventaja competitiva
Cada vez más, las empresas con profesionales visionarios, apuestan por la eficiencia tecnológica como una prioridad estratégica. Ciertas decisiones pueden convertirla en una ventaja competitiva real.
¿Qué consigue una empresa que elimina fricciones tecnológicas? Entre otras cosas:
- Trabajar más rápido
- Reducir errores
- Mejorar la coordinación del equipo
- Liberar tiempo para tareas de mayor valor
“Insistimos: no se trata de trabajar más horas sino de trabajar con menos fricción”.
Joseba I. (Asesor Comercial en Nebrimática)
Recuerda que, en muchas ocasiones, la diferencia entre un sistema informático que simplemente funciona y uno que realmente ayuda a trabajar mejor está en los pequeños detalles. Esos que normalmente nadie ve pero que, en el día a día, marcan la diferencia.
¿Te echamos una mano para valorar tu infraestructura? Estaremos encantados de escucharte y luego, asesorarte.
