Del Excel al CRM, cómo evolucionar 

Del Excel al CRM, transformando las empresas 

En la evolución del Excel hasta el CRM reside una de las claves en la transformación de la gestión empresarial. En esta era digital, la forma en la que gestionamos la información ha evolucionado significativamente. Esto ocurre en todos los ámbitos, no sólo en las organizaciones profesionales, pero en este artículo, nuestros técnicos nos facilitan las claves para ayudar a las empresas a seguir evolucionando.  

Las hojas de Excel 

En las últimas décadas, las hojas de cálculo de Excel han supuesto una herramienta fundamental para las empresas en la gestión de datos. Sin embargo, con el crecimiento exponencial de la información y la necesidad de procesos más eficientes, las empresas han comenzado a migrar hacia soluciones más avanzadas como los sistemas CRM (Customer Relationship Management). En este artículo, vamos a explorar cómo ha sido esta transición y por qué un CRM puede ofrecer ventajas significativas sobre el tradicional Excel. Si eres de los que se aferra a las fantásticas hojas de Microsoft, seguro que aquí vas a encontrar razones de peso para apostar por nuevas soluciones digitales.  

Excel como piedra angular de la gestión de datos 

Desde su lanzamiento en los 80, Excel se considera una herramienta invaluable para las empresas. La facilidad para usarlo, la flexibilidad así como la capacidad para manejar grandes volúmenes de datos lo convirtieron en la elección predilecta para tareas tales como: la gestión de inventarios, el seguimiento de las ventas y los análisis financieros, entre otros.  

Sin embargo, a medida que las empresas crecían y sus necesidades se volvían más complejas, comenzaron a surgir limitaciones muy significativas: 

1. La colaboración. Excel no fue diseñado para ser una herramienta colaborativa en tiempo real. Por esto, si varios empleados necesitan acceder y editar un archivo de forma simultánea, se pueden producir conflictos entre las versiones y la consecuente pérdida de datos. 

2. La escalabilidad. Aunque la fiera de las hojas de cálculo puede manejar grandes cantidades de datos, su rendimiento disminuye a medida que estas se vuelven más complejas. ¿Qué supone esto? Pues, por ejemplo, tiempos de carga lentos y algo peor, indeseados riesgos de corrupción de archivos. 

3. La seguridad. Es cierto que este programa ofrece opciones básicas de protección con contraseñas, pero en la era de la digitalización, esto no es suficiente. Excel no integra las medidas de seguridad avanzadas necesarias para proteger como debiera los datos sensibles que se manejan en un entorno empresarial. 

4. La automatización. Con Excel resulta muy práctico trabajar con macros y funciones avanzadas para no tener que repetir procesos de gestión idénticos. Sin embargo, además de ser limitada, requiere de conocimiento técnico más profundo que lo hacen inaccesible para muchos. Para implementar y mantener las automatizaciones en Excel, es necesario contar con un experto.  

La transición hacia el CRM 

“Optar por un CRM supone un cambio de paradigma, así, tal cual. Se trata de una plataforma diseñada para gestionar las interacciones de una empresa con sus clientes y proyectos de manera integral”. 

Joseba Iglesias (Director comercial en Nebrimática)

A diferencia de Excel, los CRM se construyen desde el enfoque de la centralización de los datos, de la automatización de procesos y de la mejora de la experiencia del cliente. Dicho en dos palabras, hablamos de optimización y agilización.  

Ventajas del CRM sobre Excel 

Cuando formulamos esta pregunta a nuestros técnicos, de todos ellos surge una simple interjección expresiva: Uf. Seguramente sería igual que decir: “No hay color”, veamos por qué:  

1. La centralización de datos. Un CRM permite almacenar y acceder a todos los datos de clientes desde un solo lugar. Con esto, desaparece la necesidad de trabajar con múltiples hojas de cálculo. Y de aquí, surge una segunda ventaja: reduce el riesgo de errores que, en la mayoría de los casos, resulta inevitable  por la duplicación. 

2. Colaboración en Tiempo Real. Con un CRM, pueden acceder diferentes usuarios. Aunque no sólo eso, sino, editar y analizar la información en tiempo real desde cualquier lugar. Esto, sin duda, mejora la eficiencia y la cohesión del equipo. 

3. Automatización de Procesos. Los CRM pueden agilizar tareas repetitivas. Por ejemplo, el envío de correos electrónicos de seguimiento, la generación de informes y la gestión de flujos de trabajo. Con esto, podrás imaginar la de tiempo que libera para dedicarlo a actividades más estratégicas.  

4. Argumentación para tomar decisiones con más criterio. Los CRM ofrecen análisis avanzados y reportes personalizados. Estos permiten a las empresas obtener estadísticas valiosas que ayudan en los procesos de toma de decisiones basadas en datos reales, no en suposiciones. 

5. Seguridad y Cumplimiento. Los CRM integran robustas funciones de seguridad. Utilizan sistemas de encriptación de datos y permiten la gestión de roles y accesos. A su vez, cumplen con la normativa internacional en temas de protección de datos. 

Un paso más hacia la digitalización 

La transición de Excel a un CRM no solo es un paso más hacia la actualización de la gestión empresarial, sino que también es una evolución natural. Vivimos en un   entorno donde la eficiencia, la colaboración y la seguridad son primordiales. Si bien Excel seguirá siendo útil para ciertas tareas específicas, un CRM proporciona una plataforma integral. Con estas soluciones, las organizaciones pueden crecer y adaptarse con más facilidad a las demandas de un mercado sumamente competitivo. 

Si en tu empresa siguen deambulando las hojas de cálculo y aspiras a mejorar la eficiencia operativa, te animamos a implementar un CRM. El primer paso es recibir un buen asesoramiento profesional. Identificando las necesidades reales, podemos definir las funciones del CRM y mejorar, además, la experiencia del cliente y la toma de decisiones.  

Ayudas 

Adoptar un CRM es un paso estratégico y necesario para la digitalización. En este sentido, y para finalizar, tenemos una buena noticia: desde Nebrimática, como agente digitalizador, podemos solicitar y gestionar tu Kit Digital y así tu CRM no tendrá coste alguno. Aunque esto no es todo, el siguiente paso para ser verdaderamente competitivos, será conocer las ventajas de implementar una intranet a medida. Te contaremos cómo es esa evolución para agilizar las gestiones desde un espacio integral optimizado como SharePoint.