Ser más eficiente con la automatización del flujo de trabajo
Esto de ser más eficiente y no tener que depender de las tecnologías IA suena bien, ¿verdad? Continúa leyendo porque vas a comprobar en pocos pasos, cómo puedes hacerlo realidad.
Más clientes, más trabajo…
Cuando una pyme crece, prácticamente siempre ocurre lo mismo: llegan más clientes, esto conlleva más tareas, y por tanto, hay más trabajo que gestionar. Los correos electrónicos, las fichas en Excel, compartir datos entre sistemas, preparar documentación que se cumplimenta una y otra vez, esperar aprobaciones que se eternizan… Y entonces, en este contexto, aparece el concepto de moda: inteligencia artificial. La realidad es que muchas pymes no necesitan IA para automatizar, sino algo mucho más sencillo: ordenar y mecanizar sus procesos.
“La automatización del flujo de trabajo consiste en que las tareas habituales se ejecuten solas. Lo óptimo es establecer reglas claras y no depender de personas que hagan siempre lo mismo”.
Joseba I. (Asesor Comercial en Nebrimática)
Ni IA ni un chatbot
Antes de nada, conviene aclarar una cuestión básica: automatizar no implica que se realice “todo con IA”. En la mayoría de las pymes, los mayores ahorros provienen de combinar soluciones, por ejemplo:
- RPA (Robotic Process Automation). Esto es la utilización de software que realiza tareas repetitivas como si fuera una persona (introducir datos, mover archivos o actualizar aplicaciones).
- Plantillas dinámicas para documentos, propuestas, contratos o informes.
- Triggers y reglas: definir qué hay que hacer cuando ocurre algo, es decir, qué acción se lanza.
- Integraciones entre sistemas: CRM, ERP, gestor de proyectos, facturación, firma digital…
A todos los efectos, este tipo de automatización resulta más estable, más fácil de controlar, más económica a la hora de mantenerla y además, es perfecta para procesos que están bien definidos de principio a fin.
Tiempo mal gastado
De nuestros análisis previos a las empresas para determinar qué solución les debemos implementar, obtenemos información muy valiosa. En este sentido, nos gusta poner en común entre asesores y técnicos una cuestión: ¿dónde pierde más tiempo una pyme? Independientemente del sector (consultoría, seguros, servicios técnicos, abogacía, formación…). Los puntos críticos suelen coincidir y señalan las siguientes tareas:
- El alta de clientes y proveedores.
- La gestión de solicitudes internas y aprobaciones.
- La generación de documentos y propuestas.
- El seguimiento de las tareas y sus estados.
- El traspaso de información entre herramientas.
- La facturación y el control de pagos.
- Los reportes que alguien hace “a mano” semanal o mensualmente.
Te anticipamos una premisa importante: si un proceso depende de correos, recordatorios manuales o del hecho de copiar y pegar, para los técnicos de Nebrimática este sería un candidato perfecto para automatizar.
Cómo empezar
Al inicio te lo habíamos comentado y es momento de guiarte para que aprendas a automatizar sin complicarte la vida. Vayamos paso a paso.
1. Piensa en procesos, no en herramientas
Antes de elegir la tecnología más adecuada, debes responder a tres sencillas preguntas:
- ¿Qué se repite?
- ¿Cuándo empieza el proceso?
- ¿Cuándo debería terminar?
Esto te va a permitir automatizar entendiendo el flujo. Porque si no fuera así, al automatizar, estarías acelerando el caos habitual de tu trabajo.
2. Diseñar el roadmap práctico para ti
Para ello, te recomendamos establecer fases con objetivos bien definidos. Y presta atención, porque es más importante que sepas en qué consiste que cómo desarrollarlo, para eso, por ejemplo, estamos nosotros que te podemos ayudar. Veamos por ejemplo este roadmap básico:
Fase 1 – Automatizaciones rápidas (1–2 meses)
Objetivo: liberar tiempo de inmediato.
- Preparar plantillas automáticas para documentos habituales.
- RPA para tareas repetitivas entre sistemas.
- Programa en tu aplicación habitual notificaciones, recordatorios y validaciones simples.
Fase 2 – Conectar sistemas (2–3 meses)
Objetivo: evitar dobles trabajos.
- Conecta el CRM con la gestión de tus proyectos, clientes o con el propio servicio que ofreces.
- Conecta las gestiones con los procesos de facturación (aprovecha la obligatoriedad de Verifactu para conseguir esta prestación).
- Integra la firma digital en los flujos, así evitarás otra tarea manual.
Fase 3 – Flujo de principio a fin (3–6 meses)
Objetivo: control y trazabilidad (seguimiento).
- Desde la solicitud inicial hasta la facturación.
- De los estados automáticos y de los cuadros de mando.
- Envía menos emails y define así más procesos claros.
La inversión
Automatizar no tiene que implicar, en modo alguno, grandes inversiones iniciales. Debes saber que muchas herramientas son SaaS (Software as a Service/ Software como servicio) y escalan según su uso.
También debes plantear la automatización como un ahorro que suele amortizarse rápido al reducir notablemente las horas de trabajo manual.
El mayor valor de la automatización reside en diseñar bien el proceso, no en la herramienta en sí. Así como entender bien el proceso y confiar en técnicos que evalúen bien tus necesidades. Te recomendamos empezar con un proceso concreto, midiendo el ahorro e ir ampliando servicios a automatizar poco a poco.
Errores habituales
Hemos incluido esta sección con los errores que conviene evitar para que los tengas en cuenta:
- Automatizar procesos mal definidos.
- Pretender automatizar todo de golpe.
- Depender de una sola persona para mantener las automatizaciones.
- No documentar los flujos.
- Pensar que la automatización no necesita supervisión.
Quédate con esta frase: “la automatización reduce trabajo manual, no la responsabilidad”.
Ser mas eficiente sí o sí
Si crees que con la tecnología es posible, debes entender la automatización del flujo de trabajo como una de las formas más efectivas de mejorar la eficiencia de una pyme.
No necesitas apostar todo a la IA ni a soluciones complejas: la clave de automatizar bien es definir procesos claros y hacer que se ejecuten solos.
Recuerda, cuando una pyme es capar de automatizar procesos correctamente:
- Gana tiempo.
- Reduce errores.
- Escala mejor.
- Trabaja con menos fricción.
Lo mejor de todo: puedes empezar hoy, seguir avanzando y ahorrando paso a paso. Tú marcas el ritmo, y si quieres, te asesoramos.
