5 tips y trucos informáticos para ahorrar tiempo

Trucos informáticos que tú mismo puedes aplicar

Tú mismo puedes solucionar más cuestiones de las que piensas. El caso es que estamos inmersos en mil tareas, vivimos ajetreados y a menudo pensamos que todo lo que nos rodea cuesta dinero. Y en cierto modo, es cierto, ya que —casi— todo lo que podemos hacer en esta vida va a requerir que aflojemos el bolsillo para conseguirlo. Sin embargo, lo que pocas veces pensamos es que realmente estamos pagando con tiempo, no con dinero. Este va y viene, pero para conseguirlo invertimos tiempo de nuestra vida. Y ese tiempo pasa y nunca volverá. Así que, ¿por qué no intentar perder el menor tiempo posible en nuestro día a día?

En este artículo te vamos a facilitar una serie de pequeños trucos informáticos para que los apliques y consigas ahorrar tiempo. De esta manera estamos seguros de que podrás dedicarte un poco más a las cosas que verdaderamente merecen la pena. ¡Vamos a ello!

1 – Compartimentación del tiempo

Cada vez que dejamos de trabajar para atender un correo electrónico, un mensaje o realizar una llamada estamos perdiendo mucho más tiempo del que realmente nos lleva ejecutar estas tareas. Volver a coger el hilo de lo que estábamos haciendo a menudo es más costoso que la propia tarea que nos ha interrumpido. Por eso, asignar un tiempo concreto al día (la primera o última media hora, por ejemplo) exclusivamente para atender e-mails, evitando volver a mirar el gestor de correo el resto del día nos puede proporcionar bastante más tiempo —y tranquilidad— para realizar el resto de las tareas del día. Incluso éstas, en muchos casos, también se podrán compartimentar. 

Si queremos un soporte digital que nos ayude a llevar esta tarea a cabo, podemos probar con Toggl. Ésta es una excelente herramienta de seguimiento de tiempo y tareas, muy sencilla de usar y además ¡gratis!

Este truco informático podemos enriquecerlo con la Técnica del Pomodoro, una fantástica propuesta para mejorar la gestión del tiempo, que además es fácil de aplicar y nos ayuda a reducir el estrés. 

2- Capturadores de imágenes

Seguro que a menudo necesitamos tirar del archiconocido «impr pant» (imprimir pantalla) para realizar capturas de algo que queremos enviar por correo o enseñar a algún compañero. Esas imágenes tenemos que editarlas posteriormente a fin de evitar que aparezca todo nuestro escritorio, ¿verdad?

Sin embargo, existen herramientas digitales que permiten realizar tanto la edición como la propia captura al mismo tiempo. En las versiones más actuales de Windows tenemos la herramienta «Recortes», que nos facilita seleccionar directamente la parte de ventana que queremos capturar. Si no tenemos acceso a un Windows tan moderno, existen herramientas digitales gratuitas como Lightshot o PrtScr (el primero de estos también se encuentra disponible para dispositivos Apple). 

Podemos capturar una región, subrayar elementos o incluso agregar texto a la imagen, todo en un único botón y de manera instantánea. 

3- Gestión de contraseñas

Si en algo perdemos una cantidad de tiempo considerable es en introducir nuestro usuario y passworden la miríada de aplicaciones que lo requieren. Y la alternativa —que lo recuerde el navegador— es pésima, ya que cualquiera con acceso al ordenador puede obtener con facilidad estas contraseñas porque se suelen almacenar como texto plano. Por ello, lo mejor es contar con un único passwordmaestro que memorizar y dejar que la tecnología se encargue del resto. 

¡Ojo! Esto no significa tener una única clave para todo sino todo lo contrario. Estamos hablando de tener contraseñas con una fortaleza a prueba de bombas, formadas por más de 20 números y caracteres, mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales, sin nada que ver con ninguna palabra existente en ningún idioma ¡para cada aplicación! 

¿Cómo podemos conseguir esto sin volvernos locos?

Fácil. Lo dejamos en manos de herramientas digitales como LastPass, una de las más conocidas. Esta aplicación se encarga de generar —y recordar— todas las contraseñas necesarias. Además, nos ahorra muchísimo tiempo de acceso mientras, de paso, mejoramos considerablemente la seguridad de nuestros accesos. 

4- Uso de metodologías ágiles

¿Has oído hablar del Scrum? Es una metodología de gestión ágil consistente en una serie de buenas prácticas y que ofrece unos resultados excelentes a la hora de gestionar proyectos. Puede que para el trabajo del día a día en una oficina sea demasiado, pero te proponemos escoger elementos y programas de esta y otras metodologías que nos ayuden a realizar nuestras tareas de manera más efectiva.

Por ejemplo, podemos usar un panel de Kanban para obtener lo más parecido a Post-its nuestras tareas a realizar, ordenadas según su importancia y su urgencia (que no es lo mismo). O recurrir a algún programa informático como Basecamp, que nos permita gestionar adecuadamente nuestras tareas. Esta aplicación utiliza el método de Ivy Lee, que muy resumidamente consiste en: 

• Seleccionar al final del día seis tareas a realizar al día siguiente. 
• Realizar las tareas centrándonos en cada una, de forma que no pasemos a la siguiente —ni distraernos— hasta haberla completado. 

Mediante esta gestión ágil de nuestro trabajo ahorraremos una cantidad enorme de tiempo.

5- Uso de plantillas

Sistematizar y documentar. Sistematizar y documentar. Sistematizar y documentar. 

No importa las veces que haga falta repetirlo, este mantra nos ahorrará una cantidad de tiempo impresionante. Máxime cuando se trata de una labor muy sencilla de realizar con nuestras herramientas digitales básicas. 

Seguro que tenemos un documento, un correo o un Excel, cualquier cosa que repetimos de manera casi exacta cada poco tiempo, cambiando únicamente unos pocos detalles. Entonces, ¿por qué no diseñar una plantilla con todo lo que repetimos de manera continua? De este modo sólo tendremos que rellenar los huecos. 

Esto es sencillo; disponemos un documento con todos los elementos que se repiten ya escritos (de manera similar a los contratos en los que sólo hay que rellenar el nombre., DNI…) y destacamos en color los elementos a completar. Con este truco informático ganamos agilidad e inmediatez, al no tener que completar el documento tecleando lo mismo una y otra vez. 

En nuestros gestores de correo podemos elegir también una cabecera y una firma; en la que además podemos incluir previamente la despedida que se rellenarán automáticamente en cada correo. Puedes aprovechar un documento hecho para realizar la plantilla en pocos minutos. Después ya solo serán unas líneas que rellenar tantas veces necesitemos. Eso sí, recordaremos hacer siempre una copia cuando comencemos a rellenar esa plantilla, para así no tener que andar eliminando contenido.  

En cuanto comenzamos a usar este truco, nos damos cuenta que al cabo de los meses, hemos ahorrado muchas horas. 

Consejos extra

Ser valiente. Si pensamos que algo puede ahorrarnos tiempo, intentaremos hacerlo. Además, debemos tener una visión más global y abrirnos el abanico de posibilidades para las gestiones. 

¿Una llamada o un email? 

Por ejemplo, aunque sepamos que el correo electrónico es muy útil, a veces una simple llamada nos puede evitar conversaciones eternas que van y vienen por e-mail. 

A la papelera

Otra recomendación: no debemos tener miedo a borrar correos que ocupan sitio. Muchas veces acumulamos centenares de correos en la bandeja de entrada que, siendo sinceros, jamás volveremos a mirar. Una manera excelente de gestionar el correo es tener en la bandeja de entrada únicamente los correos de tareas que aún están por gestionar. Todo lo demás, lo podemos o bien clasificar en carpetas, o bien enviar a la papelera. Y si es información que por algún motivo tengas que guardar, se puede archivar. Una bandeja de entrada limpia ahorra muchísimo tiempo de gestión.

Espacio compartido

Si es posible, proponemos centralizar el contenido común a todos los compañeros en repositorios, o mejor aún, nubes de almacenamiento. Puede que necesitemos repositorios de pago para grandes volúmenes o datos sensibles que requieran un nivel de seguridad extra, pero se pueden usar soluciones gratuitas para el resto. Esto nos ahorrará muchísimo tiempo de mandar adjuntos en correos o andar por ahí pendrive en mano.

Ordenar 

¿No encontramos un archivo que usado recientemente? Tan fácil como ordenar los elementos por la fecha más reciente de uso. Si seguimos sin encontrarlo, lo mejor es agrupar por tipo de ficheros, así el rango de búsqueda se acotará tremendamente. Pero si a pesar de esto, seguimos sin dar con él, se trata de un problema recurrente que solventar. 

Existen herramientas digitales gratuitas mucho más «poderosas» que el clásico buscador de Windows, como por ejemplo, Everything.

Limpiar

Por último, no podemos dejar de recomendar tener nuestro ordenador lo más limpio posible. Desinstalar los programas que no usamos, desfragmentar los discos duros que no sean SSD de manera habitual (puedes programar esta tarea para que se realice de manera automática cada cierto tiempo), borrar las cachés y vaciar la papelera de reciclaje. Para todo esto también podemos utilizar herramientas especializadas como CCleaner. Un ordenador limpio es un ordenador rápido, y un ordenador rápido nos ahorrará tiempo y quebraderos de cabeza. 

Como conclusión, recomendamos dedicar un momento a la semana a limpiar y ordenar archivos. Con todo esto, ahora ya solo nos queda pensar en qué vamos a hacer con todo el tiempo que hemos conseguido ahorrar. Aunque seguro que se nos ocurre algo…

Si tienes alguna inquietud tecnológica, seguro que te podemos ayudar. Escríbenos.